面接の日程調整メールが届いた。予定の確認に手間取って、気づけば2日放置している。これ、まずいのか。
即答する。基準は24時間以内、遅くとも翌営業日中だ。予定が固まらないなら、固まっていないという一次返信を24時間以内に送る。返信の速さは、それ自体が選考の材料になっている。
この記事の要点
- 返信は24時間以内が基準。速さ自体が志望度の表明になる
- 予定が未確定でも、一次返信だけ先に入れる。放置が一番損だ
- 候補日は3つ以上、幅を持たせて出す。1つだけは往復が増える
- 提示された候補が全滅の時は、代替候補を自分から出す
なぜ速さが大事か。採用は並行レースだからだ
企業は複数の候補者と同時に日程を組んでいる。あなたの返信が遅い間に、面接枠は他の候補者で埋まっていく。枠が埋まるだけでなく、｢返信が遅い＝志望度が低い｣という推定も静かに積まれる。逆に、応募からの流れで返信が速い候補者は、それだけで仕事の連絡も速い人として印象づく。
つまり日程調整は、面接の前に始まっている選考だ。ここで問われているのは調整能力ではなく、レスポンスの姿勢なんよ。
型1。すぐ返せる場合の文面
お世話になっております。○○です。
面接の日程についてご連絡ありがとうございます。
下記の日程で伺うことが可能です。
・○月○日（火）10時〜18時
・○月○日（水）15時以降
・○月○日（金）終日
ご調整のほど、よろしくお願いいたします。
ポイントは候補を3つ以上、幅で出すことだ。｢○日の14時のみ｣のようなピンポイント1点は、外れた時に往復がもう1周増える。幅で出せば、1通で確定する確率が上がる。在職中で日中が難しいなら、｢平日は17時以降、オンラインであれば昼休みも可能です｣のように制約と代替をセットで書く。
型2。予定がすぐ固まらない場合の一次返信
ここが放置事故の分かれ目だ。確定できないなら、確定できないと24時間以内に返す。
お世話になっております。○○です。
ご連絡ありがとうございます。現在業務の予定を調整しており、○日（○）中に候補日をご連絡いたします。
お待たせして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
完璧な回答を2日後に送るより、暫定の一報を当日送る方が価値が高い。これは入社後の報連相と同じ理屈で、面接官もそう読んでいる。
提示された候補日が全滅の場合は、謝罪＋自分からの代替提示で返す。｢あいにくご提示の日程では都合がつかず申し訳ありません。勝手ながら、以下の日程でご検討いただけますでしょうか｣と3枠出せば、印象を落とさず進められる。
日程が決まった後の準備まで一気に
確定したら、前日確認のメールは不要だ（リマインドは企業側の運用に任せていい）。その時間で面接の中身を仕込む方が実利がある。終盤で必ず聞かれる逆質問は面接の逆質問で聞くべきことで準備できる。一次面接の通過サインの読み方はこちら、そもそも応募後の連絡が来ない場合の目安は応募の連絡が来ない日数が担当だ。
よくある質問
夜中にメールを返すのは失礼ですか？
送信時刻で減点されることはまず無いが、気になるなら下書きして翌朝送ればいい。24時間以内という基準の中でなら、時刻より速さの方が大事だ。
日程確定後に都合が悪くなったら？
分かった時点で即連絡し、謝罪＋代替候補をセットで出す。前日や当日のリスケは印象を削るが、無断の遅刻・欠席に比べれば遥かにましだ。
日程調整の文面テンプレをLINEで無料配布中
場面別の返信テンプレを、公式LINEで無料配布している。日程調整は選考の一部。速く、幅を持って、が全てだ。