退職が決まった。引き継ぎ資料を作れと言われたが、何をどう書けばいいのか。業務が多すぎて、どこから手をつければいいか分からない。
安心してほしい。引き継ぎ資料は5部構成のテンプレで、半日あれば初版が作れる。目指すのは完璧さでなく、探せることだ。
先に一文で。引き継ぎ資料は業務一覧・頻度と期限・手順・関係者・トラブル対応の5部構成で作れば、半日で実用的な初版が完成する。
この記事の要点
- 構成は5部。一覧→頻度→手順→関係者→トラブル対応
- 最初に業務一覧だけ作る。全体量が見えると残りが楽になる
- 手順の詳細は重要業務だけ。低頻度業務は参照先の粗さでいい
- 資料の価値は完璧さでなく検索性。目次と見出しに時間を使う
テンプレ全体像。5部構成
そのまま使える構成がこれだ。ファイルは共有フォルダに置く前提で、1つにまとめる。
第1部、業務一覧。自分がやっている業務を箇条書きで全部出す。粒度は｢週報の作成｣｢◯◯システムの申請承認｣程度でいい。ここが目次になるので、他の部はこの一覧の項目番号に紐づけて書く。
第2部、頻度と期限。一覧の各業務に、毎日・毎週・毎月・年次のタグと、締め切り（毎月5日まで、など）をつける。後任が最初に事故るのは、存在を知らなかった月次・年次業務だ。頻度の低いものほど丁寧にタグをつける。
第3部、手順。業務ごとのやり方。使うシステム、画面の操作順、保存先、完成物のサンプルへのリンク。文章で書くより、過去の完成物と画面キャプチャを貼る方が伝わる。
第4部、関係者リスト。社内外の連絡先と、｢◯◯のことはこの人に聞く｣の対応表。後任にとって、答えそのものより答えを持っている人の場所の方が価値がある。
第5部、トラブル対応。過去に起きた問題と、その時どうしたか。｢◯◯のエラーが出たら□□を確認｣の形で数件書くだけで、資料の実戦価値が跳ね上がる。
書く順番。思い出せる順でいい
完成度を上げる書き方の順序はこうなる。
- 業務一覧を30分で書き切る（第1部）。全体量が見えると、残り作業が見積もれて気が楽になる
- 頻度タグをつける（第2部）。ここまでで資料の骨格は完成だ
- 重要度の高い業務から手順を書く（第3部）。毎日・毎週の業務と、金額や対外関係の絡む業務を優先する
- 関係者とトラブルは記憶の鮮度で書く（第4・5部）。思い出した順に追記していけばいい
低頻度・低リスクの業務の手順は、｢過去ファイルは◯◯フォルダ、詳細は□□さんへ｣の2行で許される。全業務を同じ解像度で書こうとするのが、終わらない資料の典型だ。どこまで作れば義務として十分かの線引きは引き継ぎ資料はどこまで作るかで書いた。
やらなくていいこと
- 後任の教育プランづくり。資料を渡し、口頭説明の機会を作れば、育成は会社と後任の仕事だ
- 退職後の質問対応の約束。｢何かあったら連絡ください｣を自分から言う必要はない。資料に全部書いた、で締める
- 業務改善提案の同梱。改善案は口頭で言えば十分で、資料の完成を遅らせる要素になる
そもそも辞める会社への引き継ぎに気力が湧かない人は、どうでもいいと感じる時の考え方も読んでほしい。資料はあなたの有給と後味を守る盾として作る、と割り切れば手が動く。
退職日までの時間割
引き継ぎ期間の標準的な配分はこうだ。
- 退職日の3〜4週間前｜資料の初版完成（半日〜1日）
- 2〜3週間前｜後任か上司への口頭説明。資料を画面に出しながら、質問はその場で資料に追記する
- 1〜2週間前｜並走期間。後任が実際にやってみて、詰まった箇所を資料に反映する
- 最終週｜資料の最終版を共有フォルダに置き、置き場所を関係者にメールで周知する
この時間割で間に合わない状況（後任が来ない・業務が多すぎる）への対処は引き継ぎが終わらないまま退職日が来る時が担当だ。
よくある誤解
｢引き継ぎ資料が不十分だと、退職後に責任を問われる｣。合理的な範囲で資料を作り、説明の機会も持ったなら、その後の運用は会社の責任だ。退職後の業務結果まで元社員が背負う法的な仕組みはない。だからこそ、作った事実と渡した記録（メール）を残しておく。
｢紙やWordの綺麗な資料でないと失礼だ｣。後任に効くのは体裁でなく、更新しやすさと検索性だ。社内Wikiでもスプレッドシートでもテキストでもよく、探せて開ける場所にあることが全てになる。
よくある質問
引き継ぎ相手がまだ決まっていません。誰向けに書けばいいですか？
｢この業務を知らない同僚｣を想定読者にして書けばいい。相手が決まらなくても資料は作れるし、宛先不明のまま丁寧に作った資料は、誰が来ても機能する。相手待ちで作成を止めるのが一番危ない。
口頭の引き継ぎだけで済ませたいのですが、駄目ですか？
口頭だけは、あなたの退職後に｢聞いていない｣問題を生みやすく、結局あなたの心証と評判に返ってくる。逆に資料だけで口頭ゼロも詰まりやすい。骨格は資料、細部は口頭、記録はメール。この3点セットが一番事故らない。
退職の資料をLINEで無料配布中
引き継ぎ資料の5部テンプレ（そのまま使える見出しつき）を公式LINEで無料配布している。完璧じゃなくていい。探せる資料を半日で作って、あとは自分の次の準備に時間を使おう。