面接に向かう電車が止まった。約束の時刻に間に合わない。この瞬間、何をどの順でやればいいのか。
即答する。分かった時点で、すぐ、電話だ。メールではない。伝える内容は4点で足りる。順に書く。
この記事の要点
- 連絡は｢遅れが確定してから｣でなく｢可能性が出た時点｣でする
- 手段は電話一択。メールは緊急連絡には向かない
- 伝えるのは、名乗り・遅れる理由・到着見込み・相談の4点だ
- 遅刻そのものより、連絡の質とその後の振る舞いが見られている
連絡のタイミング。確定を待つな
一番多い失敗は、｢まだ間に合うかもしれない｣と粘って、確定してから連絡することだ。連絡は、遅れる可能性が出た時点でしていい。
理由は相手の側にある。面接官は前後に予定を組んでいる。10分前に｢15分遅れます｣と言われるのと、40分前に｢電車が止まっており、15分ほど遅れる可能性があります｣と言われるのとでは、相手が打てる手の数が違う。早い連絡は、それ自体が仕事の進め方の証明になる。
結果的に間に合ったなら｢間に合いました｣と一本入れればいいだけで、早すぎる連絡に損は1つもない。
電話で伝える4点。この順で30秒だ
かける先は、日程調整のメールに書かれている採用担当者の番号だ。伝える型はこうなる。
- 名乗りと用件｜｢本日○時に面接のお約束をしております、○○と申します｣
- 理由を一言｣｢人身事故で電車が止まっており｣。詳細な説明は要らない。一言でいい
- 到着見込み｜｢○時○分ごろ到着の見込みです｣。読めない場合は｢分かり次第あらためてご連絡します｣
- 相談｜｢このままお伺いしてよろしいでしょうか｣。時間の変更や日程の再調整は、こちらが決めずに相手に委ねる
ポイントは3の見込み時刻だ。乗換アプリで代替経路を先に調べてからかけると、この30秒の電話が具体的になる。慌てて何も調べずにかけるより、1分使って調べてからかける方が早いんよ。
電話がつながらない時と、Web面接の場合
担当者が出ないケースもある。動き方はこうだ。
留守電があれば、4点をそのまま吹き込む。その上でメールにも同じ内容を送り、移動しながら折り返しを待つ。メールだけで済ませないのが原則で、送った後も到着まで数回かけ直す。
エージェント経由の応募なら、エージェントの緊急連絡先に電話すれば企業への連絡を代行してもらえる。この経路の速さは、エージェントを使う実務上の利点の1つだ。
Web面接で機材やアプリの不調により入室が遅れそうな場合も理屈は同じで、開始時刻前にメールと電話で一報を入れる。無言のまま5分遅れて入室するのが一番印象を削る。オンライン特有の準備はWeb面接のコツで書いた通り、開始15分前の接続確認でこの事態自体を減らせる。
到着後の挽回。お詫びは一度だけ、あとは面接に集中する
到着したら、受付と面接官に短くお詫びする。｢この度は貴重なお時間に遅れてしまい、申し訳ありませんでした｣。これで終わりにしていい。
やりがちな失敗は、面接中に何度も謝り直すことと、遅刻の動揺を引きずったまま受け答えすることだ。面接官が評価するのは遅刻の有無より、トラブル時の対応と、切り替えて本題に集中できるかの方になる。連絡が早く、お詫びが適切で、面接の中身が良ければ、数分の遅刻で落ちる会社はほぼない。逆に、そこで落とす会社なら、入社後の減点文化が見えたと考えればいい。
緊張で頭が回らなくなりやすい人は、面接で頭が真っ白になる時の立て直しも併せて読んでおくと、この種の非常時に強くなる。日程調整の段階の作法は面接日程メールの返し方が担当だ。
遅延証明書は取るべきか
電車遅延の場合、駅で配られる（またはWebで発行される）遅延証明書を取るか迷う人がいる。答えは、取れるなら取っておく。ただし面接で自分から出す必要はない。
証明書の役割はお守りだ。求められたら出せる状態にしておけば十分で、聞かれてもいないのに提出すると、かえって言い訳がましく映る。Web発行の鉄道会社が多いから、移動中にスマホで保存しておく程度でいい。
それより価値があるのは、次の面接から出発を1本早めることだ。遅刻の一番の対策は連絡の技術ではなく、30分前に最寄り駅へ着く段取りの方で、着いてからの30分はカフェで想定問答を見直す時間に変わる。遅延に強い人は、実は遅延に遭っていないだけなんよ。
よくある質問
遅刻の理由が寝坊です。正直に言うべきですか？
｢体調不良により｣など角の立たない表現に言い換えていい。嘘の詳細を作り込むより、理由は短く、謝罪と到着見込みに時間を使う方が傷が浅い。
大幅に遅れそうで、面接時間に全く間に合いません。
その場合は日程の再調整を願い出る。｢本日中の別の時間か、別日で再調整をお願いできないでしょうか｣と相手に選択肢を渡す形が、押し付けにならない。
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