取引先への退職の挨拶、いつ送ればいいのか。社内と同じ最終日でいいのか、それとも早めか。送る相手はどこまでか。
社外は社内と別物だ。送るのは最終出社の2〜3週間前。後任の情報をセットで。なぜなら社外への挨拶は、お別れの言葉ではなく担当変更の業務連絡だからになる。型ごと書く。
この記事の要点
- 社外は2〜3週間前。相手に引き継ぎの準備時間を渡すためだ
- 中身は3点セット。退職日・後任の氏名・引き継ぎの段取り
- 送る相手は、現在進行の案件相手＋定期的なやり取りのある相手
- 後任未定なら、窓口（上司）を明示して送る。挨拶を遅らせない
なぜ2〜3週間前か。相手の仕事から逆算する
あなたの退職は、取引先にとって｢担当者が変わる｣という業務イベントだ。相手側では、こういう作業が発生する。
- 進行中の案件の、引き継ぎ内容の確認
- 後任との顔合わせ・情報共有の設定
- 社内の関係者への共有
この作業に要る時間が、2〜3週間の根拠だ。最終日に届く挨拶は、相手から準備の時間を奪う。特に進行中の案件がある相手には、挨拶が遅いこと自体が引き継ぎの雑さとして映る。
社内向けの挨拶が最終出社日の夕方でいい理由と、時刻の細部は退職メールは何時に送るかで書いた。社内は情緒の挨拶、社外は業務の連絡。この区別が、時期の違いの正体だ。
完全例文。3点セットで組む
件名｜退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社◯◯・山田）
◯◯株式会社 ◯◯様 いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の山田です。私事で恐縮ですが、一身上の都合により◯月◯日をもちまして退職することとなりました。◯◯様には、◯◯の案件をはじめ大変お世話になり、心より感謝申し上げます。後任は同じ部の佐藤◯◯が務めさせていただきます。近日中に、佐藤よりあらためてご挨拶のご連絡を差し上げます。退職日までは私が引き続き担当いたしますので、ご不明点などございましたら遠慮なくお申し付けください。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
構成は5段だ。退職の報告→感謝（案件名を1つ入れて具体化）→後任の氏名→引き継ぎの段取り→結び。退職理由は｢一身上の都合｣以上書かない。転職先の社名も書かない（聞かれても、在職中は伏せるのが仁義だ）。
件名の細かい作法は退職メールの件名の正解で書いた通り、後任紹介まで件名に入れる。
送る相手の線引き。全取引先には送らない
送る範囲で迷ったら、この2条件で切る。
- 現在進行中の案件がある相手→必須。しかも早めに
- 定期的なやり取り（月1以上）のある相手→送る
- 過去に取引があっただけの相手・年に数回の相手→原則不要。後任からの新任挨拶で足りる
全アドレス帳への一斉送信は、受け取る側の大半にとってノイズになる。挨拶は、あなたの退職が業務に影響する相手への連絡と定義すると、範囲は自然に絞れる。
一斉送信する場合も、宛先はBCCに入れる。取引先のアドレスをTOやCCで晒すのは、挨拶どころか情報管理の事故だ。重要な相手には一斉でなく個別に送り、可能なら電話や訪問を挟むと、最後の印象が一段変わる。
後任未定・自分が最後の1人などの変則パターン
後任が決まっていない。窓口を上司にして送る。｢後任は決まり次第、上長の◯◯よりご連絡いたします。それまでのご用件は◯◯（上司のアドレス）までお願いいたします｣。宙ぶらりんの状態を作らないことがすべてで、後任の氏名の有無は二の次だ。
自分の退職で取引自体が終わる。その場合も挨拶は送る。｢今後の窓口は弊社◯◯部（代表アドレス）にて承ります｣と、会社としての連絡先を残す。
返信が来たら。感謝の返信には短く返す。1〜2往復で切り上げていい。｢ありがとうございます。残りの期間、引き継ぎに万全を期します｣程度で、長いラリーにしないのが双方のためだ。
なお、社外挨拶を送る前に、社内の公表が済んでいることを確認してほしい。取引先経由で社内に退職が伝わる事故は、順番を飛ばした時に起きる。順番の全体は同僚にいつ伝えるかで書いた。
よくある誤解
｢社外への挨拶で転職先を伝えるのは誠実さだ｣。在職中のメールで転職先を明かすのは、現職の看板で次の営業をする形になりかねず、避けるのが仁義だ。転職先で再び取引の可能性がある相手には、入社後に新しい名刺で挨拶すればいい。
｢メールより電話や訪問で全部済ませるべきだ｣。重要な相手に電話・訪問を挟むのは良い判断だが、記録が残るメールは併用する。口頭だけの挨拶は、相手社内での共有と後任への引き継ぎ記録に残らない。メールが本体、電話は上乗せと考えると整理しやすい。
よくある質問
担当を外れてから退職まで期間が空きます。挨拶はどちらの時期に送りますか？
担当交代の時点で、交代の挨拶（退職には触れない）を送るのが自然だ。退職の挨拶は、あらためて退職の2〜3週間前に送るか、交代済みで業務影響がなければ省略して構わない。相手にとっての情報価値で判断すればいい。
挨拶メールに、個人の連絡先を書いてもいいですか？
書いても問題はないが、全員向けの一斉メールには書かず、関係を続けたい相手への個別メールでだけ添えるのが品がいい。｢今後ともご縁がありましたら｣と個人アドレスを書く形だ。全員向けに書くと、社用の挨拶と私的な営業の境目が曖昧になる。
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