退職届を書く直前、紙で手が止まる。A4なのかB5なのか。コピー用紙でいいのか。細かいことだが、正式な書類だけに外したくない。
安心してほしい。A4もB5も正解だ。あとは封筒との組み合わせと、会社の書類文化に合わせるだけ。全部この記事で確定させる。
先に一文で。退職届の用紙はA4・B5どちらも正式で、B5は長形4号・A4は長形3号の封筒と組み合わせ、紙は白無地ならコピー用紙で十分だ。
この記事の要点
- A4もB5も可。優劣はなく、会社の書類標準に合わせれば自然だ
- 封筒はB5→長形4号、A4→長形3号。三つ折りで収まる
- 紙は白無地。コピー用紙で十分、色柄・ルーズリーフは避ける
- 迷ったら、パソコンならA4、手書き便箋ならB5でいい
サイズの判断。2つの手がかり
手がかり1、会社の書類標準。現在の多数派はA4だ。社内文書・申請書がA4に統一されている会社なら、退職届もA4で自然に馴染む。一方、届出関係がB5の会社や、伝統的な書式文化の職場ならB5が馴染む。
手がかり2、封筒との収まり。
| 用紙 | 折り方 | 封筒 |
|---|---|---|
| B5 | 三つ折り | 長形4号 |
| A4 | 三つ折り | 長形3号 |
伝統的には｢B5＋長形4号｣が手渡しの収まりとして上品とされてきたが、｢A4＋長形3号｣で作法違反になることはない。どちらの組でも、用紙と封筒のサイズを合わせることの方が大事だ。B5をA4用封筒に入れると中で泳ぎ、A4を4号に無理に折り込むと分厚くなる。
迷ったら覚え方は1つ。パソコン作成ならA4、手書きの便箋ならB5。プリンターとコンビニ印刷はA4が標準で、市販の白便箋はB5が主流だからだ。
紙の種類。白無地なら勝ち
- コピー用紙（白）｜十分に正式。パソコン作成ならこれ一択でいい
- 白便箋（無地）|手書きの定番。より丁寧な印象になる
- 罫線入り便箋｜手書きなら許容されるが、無地の方が引っかかりゼロ
- 避けるもの|色付き・柄付き・ルーズリーフ・メモ帳の切れ端・裏紙
厚みは一般的なコピー用紙以上あれば、封筒越しに文面が透ける心配はない。気になるなら少し厚手の上質紙にすればいい。
紙と封筒をどこで買うか（コンビニ・100円ショップで揃う話）は退職届の用紙をコンビニで揃える記事で書いた。
折り方と入れ方。最後の仕上げ
サイズが決まったら、折りと向きで仕上げる。
- 三つ折り｜文面を内側にして、下から1/3を折り上げ、上から1/3をかぶせる
- 封筒への入れ方|書き出しが右上に来る向きで入れる（開封した相手が読み始めやすい向き）
- 封筒の表に｢退職届｣、裏に所属と氏名を書く
手渡しの場面で封筒から出すのか、封のまま渡すのかは退職届の渡し方で書いた。
よくある誤解
「A4は事務的で、手書きB5でないと失礼だ」。媒体やサイズで誠意を測る一般則はない。A4のパソコン作成＋自筆署名は現在の標準形の1つだ。サイズより、日付・宛名・署名の正確さの方が書類の質を決める。
「専用の退職届用紙を買わないといけない」。市販の｢退職届セット｣は便利だが必須ではない。白いコピー用紙と長形3号封筒があれば、今夜中に完成する。
よくある質問
会社から渡された書式がB4や独自サイズです
会社書式があるなら、それに従うのが最優先だ。サイズの一般論は、書式指定がない場合の話になる。
郵送する場合もサイズは同じですか？
同じでいい。退職届の封筒（長形3号か4号）を、一回り大きい郵送用封筒に入れる二重封筒にして、添え状を1枚つける。郵送の作法は渡し方の記事の郵送節が担当だ。
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退職届の紙・封筒・折り方の早見表を公式LINEで無料配布している。紙の迷いはこの記事で終わり。書く内容と渡し方に、頭を使おう。
