Web面接のURLは届いている。対面なら10分前到着と分かっているが、オンラインは何分前に｢入室｣ボタンを押せばいいのか。早すぎたら、画面の向こうで何が起きるのか。
答えを言う。入室は5分前。機材テストは30分前に別途。この分担が正解だ。早すぎる入室が起こす事故と、入ってからの細部まで書く。
この記事の要点
- 入室は開始5分前。入室ログは相手に見えるので、5分前は好印象の範囲だ
- 10分以上前の入室は、面接官の前の予定と重なる事故のもとになる
- 機材・回線・背景のテストは30分前までに済ませて、入室と分離する
- 相手が来ない時は5分待ち、10分でメール確認。責めない文面で送る
なぜ5分前か。入室ログと相手の都合
Web会議ツールの多くは、参加者の入室時刻が主催者に見える。5分前の入室は、時間に正確な人という情報として相手に届く。この点で、開始時刻ちょうどの入室より明確に得だ。
では早いほど良いかというと、違う。会議室のURLは、面接官側にとって控室でもある。10分以上前に入ると、前の候補者の面接の終わり際や、面接官同士の事前打ち合わせに、あなたが入り込んでしまうことがある。待機室機能があれば実害はないが、直接入室のツールだと、お互いに気まずい遭遇になる。
5分前は、この2つのバランス点だ。対面の面接の到着ルール（何分前に着くべきか）と考え方は同じで、早すぎる登場は熱意でなく事故のもとになる。
30分前の準備。テストと入室を分離する
5分前入室を安心してやるための前提が、30分前までの事前テストだ。やることは4つ。
- 回線とツールの動作確認。同じツールでテスト通話をして、カメラ・マイク・スピーカーを確かめる（イヤホンの選び方はWeb面接のイヤホンとマイクで書いた）
- 背景と映りの確認。画角に映るものを整える。背景の作法は背景と服装の正解が担当だ
- 通知を切る。PCの通知、スマホの着信音。面接中のポップアップは、画面共有時の事故にもなる
- 充電と電源。ノートPCは電源につなぐ。バッテリー頼みは、緊張の中で残量を気にする無駄な負荷を生む
この4つを30分前に終えて、5分前は｢入って座るだけ｣にする。テストしながらの入室が、一番事故る。開始直前にマイクが入らないと分かった時の焦りは、面接の出来を丸ごと削る。
入室してから開始までの過ごし方
入室したら、やることは少ない。
- カメラはオンにして、正面を向いて待つ。相手がいつ入ってくるか分からないので、スマホをいじる姿は見せない前提で待つ
- マイクは入室時の設定に従う。ミュートで待機し、相手が入ってきたらミュートを外して挨拶する
- 第一声は簡潔に。｢本日はよろしくお願いいたします。◯◯です。音声は届いていますでしょうか｣。音声確認を挨拶に混ぜると、立ち上がりが滑らかになる
相手が時間になっても現れない場合は、5分は静かに待つ。オンライン会議の数分遅れは日常だ。10分を過ぎたら、案内メールの連絡先へ確認を入れる。
｢◯時からの面接の件で、入室してお待ちしております。開始されないようですので、念のためご連絡いたしました。私の入室先に誤りなどありましたら、お知らせいただけますと幸いです｣
こちらのミスの可能性を確認する形にするのが品のいい催促だ。実際、URL違いや時差の勘違いは起こり得る。
入れない・落ちた時の動き
入室ボタンが反応しない、直前にツールが落ちた。この場合は、対面の遅刻連絡と同じ速度感で動く。開始前に気づいた時点で電話かメールで一報を入れて、復旧を試みる。
｢◯時から面接のお約束の◯◯です。会議室に入室できない状況です。復旧を試みますが、難しい場合は電話面接など代替の方法をご相談させてください｣
面接の途中で切れた場合の復帰手順はWeb面接が途中で切れた時で書いた。トラブル時の評価は、トラブルの有無でなく対処の速さで決まる。
よくある誤解
｢開始時刻ぴったりの入室が一番スマート｣。ぴったりは、実際には数十秒の遅刻に見えることがある。接続と映像の立ち上がりに時間がかかるからだ。ぴったり入室で画面が整うのは開始1分後になり、それは遅刻の側に数えられる。
｢終わったら即退出ボタンでいい｣。最後の挨拶をして、相手が退出するのを待ってから退出するのが丁寧な作法だ。自分が先に切ると、感謝の言葉の途中で画面が消える事故になりうる。数秒待って相手が動かなければ、｢失礼いたします｣と言って退出すればいい。
よくある質問
待機室で10分以上待たされています。何かすべきですか？
待機室にいる事実は主催者に見えているので、15分までは待っていい。それを過ぎたら、入れない時と同じ文面でメール確認を入れる。待機室での長い待ちは、先方の進行遅れが原因のことがほとんどで、あなたの不利益にはならない。
スマホからの入室でも5分前ルールは同じですか？
同じだ。ただしスマホは着信で会議アプリが中断される事故があるので、おやすみモードなどで着信を止めてから入室する。スマホ面接自体の可否と設定はWeb面接はスマホでもいいかで書いた。
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Web面接の30分前チェックリストと、トラブル時の連絡テンプレを公式LINEで無料配布している。5分前に座って待つ。それだけで、始まる前から一歩リードだ。