明日の面接に、行けなくなった。あるいは、行く気持ちがなくなった。前日のこのタイミングで連絡していいのか、文面をどうするか、指が止まっている。
先に原則を言う。前日キャンセルは、連絡さえ入れれば失礼の範囲に収まる。最悪なのは無断キャンセルだけだ。そして文面は、日程を変えたいのか、選考を辞退するのかで別物になる。両方の例文を置く。
この記事の要点
- 前日はメール単独でなく、電話併用が確実。夜間はメール先行でいい
- 変更依頼と辞退で文面が違う。まず自分がどちらかを決める
- 理由は抽象度を上げていい。詳細な釈明は不要だ
- 無断キャンセルだけは、業界内・エージェント経由で自分に返ってくる
まず決める。変更か、辞退か
文面の前に、1つだけ自分に聞く。この会社を受ける意思は、まだあるか。
行けなくなっただけで意思があるなら｢日程変更の依頼｣、意思が消えたなら｢辞退｣だ。中途半端に濁すと、企業側は再調整の労力をかけ、あなたは断る連絡をもう一度やる羽目になる。二度手間の分だけ、印象の削れ方も大きくなる。
迷っているなら、変更依頼にしておく。辞退はいつでもできるが、辞退の取り消しはできない。
日程変更の例文。電話＋メール
電話の台本（営業時間内）。
｢明日◯時から面接のお約束をしております◯◯と申します。誠に申し訳ないのですが、体調不良のため、日程の変更をお願いできないでしょうか。あらためて候補日をメールでお送りいたします｣
メールの例文。
件名｜面接日程変更のお願い（氏名・◯月◯日◯時）
◯◯様 お世話になっております。明日◯時より面接のお約束をしております◯◯です。誠に申し訳ございませんが、体調不良のため、明日お伺いすることが難しくなりました。前日のご連絡となりましたことを深くお詫びいたします。勝手なお願いで恐縮ですが、日程を再調整いただくことは可能でしょうか。以下の日程であれば調整可能です。◯月◯日（◯）◯時以降／◯月◯日（◯）終日／◯月◯日（◯）午前。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
骨は3つ。お詫びを先に置く、理由は1行で終える、新しい候補日を3つ添える。候補日まで入れておくと、相手の返信が1往復で済む。
理由の書き方は、体調不良・家庭の事情・業務の都合、どれも1行の抽象度でいい。診断書レベルの詳細を書く必要はないし、書かれても企業は扱いに困る。
辞退の例文。理由より詫びを厚く
件名｜面接辞退のご連絡（氏名・◯月◯日◯時）
◯◯様 お世話になっております。明日◯時より面接のお約束をしております◯◯です。大変申し上げにくいのですが、検討を重ねた結果、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。面接のお時間を確保いただいていたにもかかわらず、前日のご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
辞退理由を細かく書く必要はない。企業が知りたいのは理由の詳細より、辞退が確定なのかどうかだ。確定を明確に、詫びを丁寧に、短く終える。
当日の朝になってしまった場合は、時間の制約が変わるため連絡の組み立ても変わる。当日に辞退したくなった時の連絡で書いた。
無断キャンセルだけは避ける。理由は実利だ
連絡が気まずくて、いっそ黙って行かない。その選択肢だけは消しておく。道徳の話ではなく実利の話として、返ってくるからだ。
- エージェント経由の応募なら、担当への信用が直撃する。以後の紹介の質と量が目に見えて変わる
- 業界が狭いと、採用担当同士はつながっている。同業他社への応募で不利が波及することがある
- 応募管理システムに履歴が残る。同じ会社に将来応募した時、無断キャンセルの記録から始まる
前日の気まずい電話1本は、この3つの実害と比べればはるかに安い。気まずさは連絡した瞬間がピークで、あとは下がるだけなんよ。
よくある誤解
｢前日キャンセルした時点で、変更してもどうせ落ちる｣。そんなことはない。体調不良での前日変更は普通に起きることで、再設定した面接で普通に通る。影響するのは変更の事実より、連絡の仕方と再面接の中身だ。
｢電話は迷惑だからメールだけの方が丁寧｣。前日に限っては逆になる。翌朝までメールが読まれないリスクがある以上、確実に届く手段を選ぶのが相手への配慮だ。丁寧さは手段でなく、届くタイミングで決まる。
よくある質問
他社の内定が出たので前日辞退します。正直に書いていいですか？
書いてもマナー違反ではないが、｢一身上の都合により｣か｢検討を重ねた結果｣で十分だ。他社名や条件の比較を書く必要はない。企業側も、辞退理由の統計として聞きたい場合はアンケートで聞いてくる。
電車遅延など当日のトラブルで行けない場合も、キャンセル扱いですか？
それはキャンセルでなく遅刻・変更の連絡になる。組み立てが違うので、電車遅延の日の連絡を見てほしい。遅延は責められる話ではないから、文面はもっと軽くていい。
転職の資料をLINEで無料配布中
変更・辞退のメールテンプレ一式を公式LINEで無料配布している。前日の連絡は気まずい。だが、気まずさを1本の電話で払える人は、選考でも仕事でも信用される。