内定承諾の後、人事から入社手続きの案内メールが来た。書類の一覧と提出期限が書いてある。返信は要るのか。何を書くのか。質問がある時はどうするのか。

先に言う。入社手続きの案内メールには、24時間以内に、受け取ったことと提出の予定日を書いて返す。質問は1通にまとめろ。返信の基本、場面別の例文5つ、添付の注意、返信が要らない案内、遅れた時の一言を書く。

先に一文で。入社手続きの案内メールは24時間以内に件名を変えず元のメールに返信し、宛名・受け取った1文・書類の提出予定日・署名の4つで返し、質問は番号を付けて1通にまとめ、書類が間に合わない時は分かった時点で書類名と理由と提出できる日を送り、添付はPDFでファイル名に氏名を入れるのが正解だ。

この記事の要点

  • 24時間以内に返す。件名は変えない
  • 受け取った1文と提出の予定日
  • 質問は番号を付けて1通に
  • 間に合わないなら分かった時点で連絡

返信の基本

項目やること
時期24時間以内。遅くとも翌営業日
件名変えない。元のメールに返信して｢Re:｣のまま
宛名会社名、部署名、担当者名。担当者名が分からなければ｢採用ご担当者様｣
本文受け取ったことの1文、提出の予定日、質問があれば番号付きで
署名氏名、電話番号、メールアドレス。｢◯月◯日入社予定｣と添えると担当者が探しやすい

入社前の連絡は、入社後の同僚が読む。丁寧に、短く。

例文1。案内を受け取った時

株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様

>

お世話になっております。◯月◯日入社予定の山田太郎です。
入社手続きのご案内をお送りいただき、ありがとうございます。
内容を確認いたしました。書類は◯月◯日までに提出いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

>

山田太郎
電話番号・メールアドレス

例文2。書類を提出する時

お世話になっております。◯月◯日入社予定の山田太郎です。
ご案内いただいた入社手続きの書類を添付にてお送りいたします。
添付書類　1．雇用保険被保険者証（PDF）　2．年金手帳の写し（PDF）　3．給与振込口座の届出書（PDF）
原本が必要な物は、入社日に持参いたします。ご確認をお願いいたします。

例文3。日程の候補を返す時

入社前のオリエンテーションの日程について、以下の日程で伺えます。
1．◯月◯日（◯）10時〜17時　2．◯月◯日（◯）13時〜17時　3．◯月◯日（◯）終日
ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

候補は3つ出す。1つだと合わなかった時に往復が増える。

例文4。質問がある時

ご案内の内容について、お手数ですが以下の3点を教えていただけますでしょうか。
1．住民票は世帯全員の記載が必要でしょうか、本人のみで足りますでしょうか。
2．健康診断書は3か月以内の物であれば、前職の定期健診の結果でも問題ないでしょうか。
3．入社日の集合時刻と持ち物を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

番号を付けると、担当者は番号で返せる。

例文5。書類が間に合わない時

ご案内いただいた書類のうち、雇用保険被保険者証が前職から届いておらず、◯月◯日ごろの到着見込みです。
届き次第すぐにお送りいたします。他の書類は期限内に提出いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

分かった時点で送る。全部揃うまで待たない。間に合わない時の考え方は入社書類が間に合わない時の対処に、何が必要かの一覧は入社書類は何が必要かに書いた。

添付で送る時の注意

  • PDFにする。写真はスマホで撮らず、スキャンかコンビニのマルチコピー機で
  • ファイル名に書類名と氏名を入れる（雇用保険被保険者証_山田太郎.pdf）
  • マイナンバーが載る書類は、会社の指定の方法（専用の入力画面・郵送）に従う。指定がなければメールで送る前に確かめる
  • 送る前に添付を開いて中身を見る

返信が要らない案内

｢返信は不要です｣と書いてあり、書類の提出も日程の返事も求めていない、純粋な連絡（入社式の場所の案内など）は返さなくていい。ただし、内容に質問があれば返す。迷ったら、1行だけ返す。返して減点されることはない。

案内そのものが来ない時の動きは入社前に会社から連絡が来ないに、入社前日の挨拶メールは入社前日の挨拶メールは送るべきかに書いた。

返事が遅れた時

3日以上空いたら、最初の1文で謝る。｢ご連絡が遅くなり申し訳ありません｣の1文で足りる。理由を長く書かない。その後は通常の返信と同じにする。

よくある質問

返信は入社日の入社の担当者と、案内を送った人事のどちらに送るか

案内を送ってきた人に返す。元のメールに返信すれば、宛先は自動でそうなる。

内定を出したエージェント経由で入社する。人事に直接返信していいか

入社手続きは会社と本人の間の話なので、直接返す。エージェントには｢手続きの案内が届き、進めています｣と一言入れておく。

スマホから返信してもいいか

いい。署名が自動で｢iPhoneから送信｣になっていないかだけ見る。

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