内定が出て、入社書類の案内が届いた。項目が多くて、どれが手元にあってどれを取り寄せるのか、頭が整理できない。
先に全体を言う。全員共通は7系統。それに人によって数点が加わるだけだ。入手先と日数つきの一覧にしたから、上から潰していけば終わる。
入社書類とは、転職先での税・社会保険・雇用の手続きに必要な提出物一式のことで、全員共通は7系統である。
この記事の要点
- 全員共通の書類は7系統。大半は手元にあるか、その場で書く物だ
- 取り寄せに日数がかかるのは証明書系。先に発行日数を調べておく
- 前職から受け取る物（源泉徴収票・被保険者証）は退職時に確保する
- 揃わない書類は｢手続き中・○日までに提出｣の一言で事務は回る
全員共通の7系統。入手先つき一覧
| 書類 | 何に使うか | 入手先 |
|---|---|---|
| マイナンバー | 税・社会保険の手続き | 手元（カードか通知カード＋本人確認書類） |
| 雇用保険被保険者証 | 雇用保険の引き継ぎ | 前職から受領。なければハローワークで即日再発行 |
| 源泉徴収票 | 年末調整（年内転職の場合） | 前職が発行（退職後1ヶ月以内が原則） |
| 基礎年金番号が分かるもの | 厚生年金の手続き | 年金手帳か基礎年金番号通知書。マイナンバーで代替できる会社も多い |
| 給与振込口座の届出 | 給与の振込 | 会社書式に記入。通帳かキャッシュカードの控え |
| 扶養控除等申告書 | 所得税の計算 | 会社書式に記入 |
| 誓約書（条項の読み方）・身元保証書など | 入社の誓約 | 会社書式。身元保証書は保証人の署名が要る |
見て分かる通り、自分で取り寄せる必要があるのは実質、前職由来の2点（源泉徴収票・被保険者証）だけだ。残りは手元にあるか、会社の書式にその場で書く物になる。
人によって加わる書類。日数がかかる順に
- 卒業証明書・成績証明書｜大学の窓口か郵送・オンライン申請。取り寄せに数日〜2週間かかることがあり、一番先に動くべき書類だ
- 資格の合格証明書｜運転免許はコピーで足りるが、国家資格の証明書再発行は日数を見ておく
- 健康診断書｜3ヶ月以内の定期健診結果で代用できる場合がある。受け直すなら予約と結果待ちで1〜2週間。費用の扱いは自己負担になるのかで書いた
- 退職証明書｜前職に請求すれば数日で出る（交付は会社の義務だ）
- 住民票記載事項証明書｜市区町村の窓口かコンビニ交付で即日
時間の敵は証明書系だけだから、案内が届いたらまず、リストの中から取り寄せ日数のある物に印をつける。その日のうちに申請だけ済ませれば、あとは待つだけの作業になる。
前職から受け取る2点。退職時に確保しておく
つまずきが一番多いのが、前職由来の2点だ。
源泉徴収票。年内に転職する場合、転職先の年末調整に必要になる。発行は退職後1ヶ月以内が原則だが、実務では請求しないと動かない会社もある。要る場面の全体は転職で源泉徴収票が必要になる場面すべてで書いた。
雇用保険被保険者証。会社保管のまま退職時に返却されるのが通例だ。見つからなくてもハローワークで即日再発行できるから、事故にはならない。年金側の書類（手帳は2022年廃止済み）の扱いは年金手帳と転職が担当だ。
これから退職する人は、最終出社日までに｢源泉徴収票と被保険者証はいつもらえますか｣と総務に聞いておく。この一言で、入社直前の追いかけ作業が消える。
よくある誤解。｢全部揃うまで提出できない｣
書類は一括提出が原則に見えるが、揃った物から出し、残りは期日を伝えて後追いにするのが実務の標準だ。人事側も、源泉徴収票の発行待ちや証明書の取り寄せ中という状況を日常的に扱っている。
連絡の型はこれで足りる。｢卒業証明書を取り寄せ中のため、○日までに提出します。他の書類は本日提出します｣。遅れる書類があることより、無言で入社日を迎えることだけが問題になる。逆に言えば、一言の連絡で、書類の遅れはあなたの評価と無関係な事務の話に収まる。
提出前の最終チェック3つ
- 記入書類の日付・押印の漏れ｜扶養控除等申告書と誓約書は、記入欄の抜けが一番多い
- コピーの指定を確認｜原本提出か写しかは書類ごとに違う。原本と書かれた物以外はコピーで出す
- 自分用の控えを残す｜誓約書や雇用契約書など、署名した書類は写真でいいから控えを残す
ここまでやれば、入社手続きの書類はもう終わりだ。あとは初日の持ち物と、新しい仕事の準備に頭を切り替えればいいんよ。
入社初日の持ち物。書類以外も1行ずつ
書類が揃ったら、初日の持ち物も同じリストに足しておく。印鑑（認印）、筆記具、通帳かキャッシュカード（口座確認用）、本人確認書類、そして提出書類一式。初日は書類の提出と各種手続きで午前が溶けるのが通常だから、持ち物が1つ欠けるだけで二度手間になる。前日の夜にこのリストを見返す1分が、初日の余裕を作る。
よくある質問
身元保証書の保証人を頼める人がいません。
親族に限らず、独立した生計の知人で足りる会社が多い。どうしても難しい場合は、人事に事情を伝えれば保証人1名や別書類での代替に応じる会社もある。黙って未提出にせず、先に相談することだ。
住民票の提出を求められました。本籍地も必要ですか？
会社が求めるのは通常｢住民票記載事項証明書｣で、本籍やマイナンバーの記載は不要とされるのが一般的だ。窓口やコンビニ交付で、記載項目を選んで発行すればいい。
入社書類チェックリストをLINEで無料配布中
入手先と日数つきの書類一覧を、公式LINEで無料配布している。書類仕事は、リスト化した瞬間に半分終わっている。
