職務経歴書の自己PR欄で手が止まる。事務の仕事に、営業みたいな売上の数字はない。何をアピールすればいいのか。
即答する。事務のPRは正確性・改善・調整力の3系統で書く。そして数字は、売上でなく件数・時間・ミス率で作る。例文とセットで置いていくから、自分の仕事に差し替えて使ってほしい。
この記事の要点
- 事務の強みは正確性・改善・調整力の3系統に整理できる
- 数字は売上でなくていい。件数・時間・ミス率・部署数が武器になる
- 例文は骨組みとして使い、固有の事実に差し替える
- ｢真面目にコツコツ｣のような性格の自称だけで終えるのがNGだ
例文3系統。骨組みごと持っていけ
系統1、正確性・継続性。
請求書発行と経費処理を月約300件、3年間担当し、支払い遅延や金額ミスによる差し戻しをゼロで継続しました。チェックリストを自作し、締め日前の確認を仕組みにしたことが要因だと考えています。
系統2、改善・効率化。
紙で回覧していた申請書類をデータ化し、承認までの日数を平均5日から2日に短縮しました。定型業務の手順書を整備し、月10時間分の作業を削減しています。
系統3、調整力・サポート。
営業10名のサポートとして、見積書作成と顧客対応の一次窓口を担当しました。営業から｢任せておけば大丈夫｣と言われる状態を作ることを意識し、問い合わせの当日返信を徹底しました。
共通の骨組みは、強み1つ＋数字＋仕組みや工夫の3点だ。強みを2つも3つも並べると全部が薄まる。1つに絞って深く書く。
数字の作り方。売上がなくても数値化はできる
｢数字がない｣は思い込みで、事務の仕事は数字の山だ。
- 件数｜月間の処理件数、対応した問い合わせ数、担当した部署・人数
- 時間｜短縮した作業時間、承認や納期のリードタイム
- 正確さ｜ミス・差し戻し・クレームの件数（ゼロ継続は立派な数字だ）
- 範囲｜使えるツール、兼任した業務の幅
正確な数字が残っていなければ、｢月約300件｣のような概算で構わない。掘り起こしの手順は職務経歴書に書くことがない人へで詳しく書いた。NGは1つだけ言っておくと、｢真面目にコツコツ取り組む性格です｣のような性格の自称だけで終えることだ。性格は証明できないが、3年間ミスゼロという事実は性格ごと証明してくれる。
書いた後。市場の反応で答え合わせをする
自己PRは書いて終わりではなく、市場の反応で磨くものだ。書類の通過率が悪ければ直す（相場は書類選考の通過率に書いた）。複数社に出す場合の使い回し方は転職4回の職務経歴書の書き方が参考になる。
手っ取り早い答え合わせとして、経歴を登録すると市場評価が返ってくる型のサービスもある。書いた経歴書の内容をそのまま入力すれば、いまの書き方で市場がどう値付けするかの目安が出る。
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受けた後の流れ｜① 設問に答える（10分前後） → ② その場で結果が表示される → ③ 結果だけ持ち帰ってもいいし、求人の案内に進んでもいい
よくある質問
例文をそのまま使ってもバレませんか？
骨組みは使っていいが、数字と具体例は必ず自分の事実に差し替えること。面接で深掘りされた時に語れない内容は、書類に書いた時点で時限爆弾になる。
自己PRは何文字くらいが適切ですか？
職務経歴書なら200〜400字程度で、強み1つを深くが基本だ。長さより、数字と具体例が入っているかで決まる。
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職務経歴書のテンプレと数値化の質問リストを、公式LINEで無料配布している。事務の仕事は地味じゃない。書き方が地味なだけだ。