最終出社日が近い。社内に退職の挨拶メールを送る。何と書けばいいのか。誰まで送るのか。退職理由や転職先は書くのか。連絡先は書くのか。返事が来たら返すのか。
先に言う。社内の退職挨拶メールは、最終出社日に、関わった人へ一斉に1通。件名は｢退職のご挨拶（氏名）｣、本文は8〜10行、連絡先は書いても書かなくてもいい。送る日と時刻、件名、本文の構成、例文4つ、誰まで送るか、理由と転職先、連絡先、返信、送らない選択、チャットを書く。
先に一文で。社内の退職挨拶メールは最終出社日の午後に、件名を｢退職のご挨拶（氏名）｣として、退職の報告・お礼・関わりの中身を1つ・今後の一言・締めの8〜10行で書き、関わった人へ一斉に1通と世話になった数人へ個別に1通を個別から先に送り、退職理由と転職先は書かず、個人の連絡先は書くなら末尾に1行、返信は返せる物だけ短く返し、リモートならチャットに同じ構成を5行で書くのが正解だ。
この記事の要点
- 最終出社日の午後、社外より後
- 件名は退職のご挨拶（氏名）
- 8〜10行。理由と転職先は書かない
- 個別を先、一斉を後
送る日と時刻
最終出社日の午後、15〜17時。社外への挨拶メールを先に済ませ、社内は最後にする。午前に送ると、その日の残りの時間ずっと声をかけられて、引き継ぎの残りができない。時刻の線は退職メールは何時に送るかに書いた。
有給消化で最終出社日と退職日が離れている時は、最終出社日に送る。退職日はメールが見られない。
件名
| 場面 | 件名 |
|---|---|
| 社内一斉 | 退職のご挨拶（山田太郎） |
| 部署名を入れる | 退職のご挨拶（営業部 山田太郎） |
| 個別 | 退職のご挨拶（山田太郎）で同じ。本文で個別にする |
氏名を入れる。｢お世話になりました｣だけの件名は、後で探せない。
本文の構成
| 段 | 書くこと | 行数 |
|---|---|---|
| 1 | 退職の報告（本日をもって退職します） | 1〜2 |
| 2 | お礼 | 1〜2 |
| 3 | 関わりの中身を1つ（何を一緒にやったか、何を教わったか） | 2 |
| 4 | 今後の一言（会社と皆さんへ） | 1 |
| 5 | 締め | 1 |
| 6 | 署名（連絡先を書くならここ） | 2〜3 |
例文1。社内一斉
件名 退職のご挨拶（営業部 山田太郎）
>
営業部の山田太郎です。
本日をもって、株式会社◯◯を退職することになりました。
在職中は多くの方にお世話になり、ありがとうございました。
入社から6年、法人営業の仕事で、他部署の皆さんに何度も助けていただきました。特に◯◯の案件では、部署を越えて動いていただいたことを覚えています。
皆さまのご健康とご活躍をお祈りしています。
最後になりましたが、本当にありがとうございました。
>
山田太郎
（個人の連絡先を書く場合はここに1行）
例文2。部署向け
件名 退職のご挨拶（山田太郎）
>
営業部の皆さん
本日で退職となります。6年間、ありがとうございました。
入社したての頃に同行してもらったこと、数字が出ない時期に声をかけてもらったこと、忘れません。
引き継ぎは◯◯さんにお願いしています。不明点があれば、本日中は私にも聞いてください。
皆さんの今後のご活躍をお祈りしています。ありがとうございました。
>
山田太郎
例文3。上司向け（個別）
件名 退職のご挨拶（山田太郎）
>
◯◯部長
本日をもって退職いたします。
6年間、ご指導いただきありがとうございました。
特に◯年目に◯◯を任せていただいたことが、今の自分の土台になっています。
至らない点も多くご迷惑をおかけしましたが、最後まで見ていただいたことに感謝しています。
◯◯部長と営業部のご発展をお祈りしています。
>
山田太郎
例文4。お世話になった人への個別
◯◯さん
本日で退職します。
◯◯さんには、入社してから今日まで、仕事の進め方から相談の乗り方まで、教えてもらうことばかりでした。
本当にありがとうございました。
また機会があれば、ご連絡させてください。
>
山田太郎
個人の連絡先 ◯◯
個別に送る人には、連絡先を書く。
誰まで送るか
| 相手 | 送り方 |
|---|---|
| 同じ部署の全員 | 一斉（部署向け） |
| 仕事でやりとりした他部署の人 | 一斉（社内一斉）に含める |
| 上司、上司の上司 | 個別 |
| 特に世話になった数人 | 個別。連絡先を添える |
| 全社 | 会社の慣習と規模で。100名以下で全社メールが普通の会社なら送っていい。大きい会社では関わった人まで |
一斉送信は、宛先をBCCに入れ、Toは自分にする。他の人のアドレスが全員に見えるのを避ける。個別を先に送り、一斉を後にする。個別の人が一斉を先に受け取ると、個別が後回しに見える。
退職理由と転職先
書かない。｢一身上の都合により｣で足りる。転職先の会社名、業界、独立の予定も書かない。聞かれた人に、口頭で答える範囲で。理由を書くと、それが社内で回る。
個人の連絡先
書いても書かなくてもいい。書くなら、署名の下に1行、メールアドレスかSNSのアカウント。電話番号は個別の人にだけ。一斉に電話番号を書くと、知らない人にも届く。今後も繋がりたい人には個別で渡す方が確実だ。
返信が来た時
| 状況 | 返し方 |
|---|---|
| 個別に返せる範囲 | 2〜3行で返す。｢ありがとうございます。◯◯さんにもお世話になりました。お元気で｣ |
| 返信が多くて返せない | 返さなくても失礼にならない |
| 夕方以降に届いた | 返せる物だけ返して帰る。翌日以降はメールが見られない |
送らない選択
送らなくても、法律上も慣習上も問題はない。送らない人はいる。ただし、直接の上司と、引き継ぎの相手には、口頭かメールで挨拶をする。全体への挨拶をしない判断の線は退職の挨拶をしないのはありかに書いた。
リモートでチャットに書く
全体のチャンネルか部署のチャンネルに、同じ構成を5行で。
本日をもって退職します、営業部の山田です。
6年間、ありがとうございました。
リモートでも、チャットで何度も助けていただいたことを覚えています。
引き継ぎは◯◯さんにお願いしています。
皆さんのご活躍をお祈りしています。ありがとうございました。
チャットのアカウントは退職日に消えるので、繋がりたい人には個人の連絡先をDMで渡す。同僚への挨拶をLINEでする線は退職の挨拶はLINEでいいかに、最終日のスピーチは退職日の挨拶スピーチ例に書いた。
よくある質問
会社都合の退職でも、挨拶メールは同じか
同じ構成でいい。理由は書かない。｢本日をもって退職することになりました｣で足りる。
短期間で辞める。挨拶メールは要るか
関わった人がいれば、短く送る。3か月でも、同じ部署の人には｢短い期間でしたが、ありがとうございました｣の3行を。
メールを送った後に、口頭でも挨拶すべきか
同じ部署の人と上司には、口頭でも。メールは記録、口頭は礼だ。
転職の資料をLINEで無料配布中
退職挨拶メールの例文6型（社内一斉・部署・上司・個別・社外・チャット）と、最終出社日の動きの確認表を公式LINEで無料配布している。最後の1通は、型で書いて、口頭の挨拶に時間を回す。
