同僚から｢本日をもって退職します｣というメールが届いた。一斉送信のようだ。返すべきか。何と書くのか。取引先の担当者からも来た。転職先を聞いていいのか。

先に言う。退職の挨拶メールには、その日のうちに3〜4行で返す。お礼、一緒にやったことを1つ、相手の今後への一言。理由や転職先は聞かない。返すかどうか、時期、構成、相手別の例文6つ、書かないこと、取引先の後任確認、遅れた時、LINEで来た時を書く。

先に一文で。退職の挨拶メールは仕事で関わりがあった相手なら一斉送信でも届いた日のうちに返し、お礼と一緒にやったことか教わったこと1つと相手の今後への一言の3〜4行で書き、退職理由や転職先を聞かず引き止めや会社の不満への同調も書かず、取引先なら後任の窓口を確かめ、最終出社日を過ぎて気づいたら個人の連絡先が分かる場合だけ短く送るのが正解だ。

この記事の要点

  • 関わりがあった人には返す。一斉でも
  • その日のうちに3〜4行
  • お礼・関わり1つ・今後への一言
  • 理由と転職先は聞かない

返すかどうか

相手返すか
同じ部署の同僚・後輩・上司返す
仕事でやりとりした他部署の人返す
取引先の担当者返す。後任の確認も
全社一斉で、関わりがなかった人返さなくても失礼にならない。返すなら2行

相手は最終出社日にメールを送っていることが多い。その日を過ぎると会社のメールは見られなくなる。届いた日のうちに返す。送る側の事情は退職の挨拶メール社内向け例文に書いた。

3〜4行の構成

行書くこと
1お礼（ご連絡ありがとうございます。お世話になりました）
2一緒にやったこと、教わったことを1つ
3相手の今後への一言
4締め（お元気で・ご活躍を）

長く書かない。相手はその日に何十通の返信を受けている。

例文1。同僚

ご連絡ありがとうございます。◯年間、本当にお世話になりました。
◯◯の案件で一緒に徹夜した時のこと、今でも思い出します。
新しい環境でも◯◯さんらしく活躍されることを、心から願っています。
お体に気をつけて。またお会いできるのを楽しみにしています。

例文2。後輩

メールありがとう。◯年間、一緒に働けてよかった。
最初は電話も緊張していたのに、最後は自分で案件を回していて、頼もしかった。
次の場所でも、◯◯さんなら大丈夫。
何かあれば連絡して。応援している。

例文3。上司

ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
◯◯部長のもとで◯年間働けたことが、今の自分の土台になっています。特に◯◯を任せていただいたことは、忘れません。
新しい場所でのご活躍を、心よりお祈りしております。
どうかお体にお気をつけて。本当にありがとうございました。

例文4。他部署の人

ご連絡ありがとうございます。
◯◯の件では、部署を越えて何度も助けていただきました。
新しい環境でのご活躍をお祈りしています。
お世話になりました。

例文5。取引先の担当者

ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
◯◯様には、◯◯の件でいつも迅速にご対応いただき、大変助かっておりました。
後任の◯◯様にも、引き続きよろしくお伝えください。
新しい環境でのご活躍を心よりお祈りしております。

後任の名前が書いてなければ、｢今後の窓口をご教示いただけますでしょうか｣を足す。

例文6。あまり関わりのなかった人

ご連絡ありがとうございます。お世話になりました。
新しい環境でのご活躍をお祈りしています。

2行で足りる。無理に関わりを作らない。

書いてはいけないこと

NG理由
退職の理由を聞く相手が書いていないことは、聞かれたくないこと
転職先を聞く同上。話したい人は自分から書く
引き止め（今からでも考え直して）決めた後の人に言う言葉ではない
会社の不満への同調（この会社は辞めて正解）記録に残る。相手にも自分にも良くない
自分の転職の相談相手の挨拶の場を借りない
取引先に｢寂しくなります｣個人の感情は、社外の相手には重い

取引先の場合の後任確認

取引先の担当者が辞める時、確かめるのは今後の窓口だ。挨拶メールに後任の名前と連絡先が書いてあれば、その人に｢◯◯様より引き継ぎのご連絡をいただきました。今後ともよろしくお願いいたします｣と1通送る。書いてなければ、返信で聞く。進行中の案件があれば、｢◯◯の件は◯◯様に引き継がれていると理解してよいでしょうか｣と確かめる。

返信が遅れた時

状況やること
当日中に気づいた今すぐ返す
翌日以降に気づいた（相手の最終出社日を過ぎた）会社のメールは届かない可能性が高い。個人の連絡先が書いてあれば、そこへ短く送る。なければ、共通の同僚に伝言を頼むか、そのままでいい
相手の退職日まで日がある普通に返す

LINEやチャットで来た時

同じ構成を、短く。LINEなら2〜3行、絵文字は相手の文面に合わせる。チャットのアカウントは相手の退職日に消えるので、続けて繋がりたい相手には、LINEや個人の連絡先をここで交換する。同僚への挨拶の線は退職の挨拶はLINEでいいかに書いた。

よくある質問

一斉送信の返信を、全員返信にしてしまった

取り消せない。全員返信で送った内容が普通の挨拶なら、そのままでいい。次から宛先を確かめる。

返信に、自分の連絡先を書くべきか

今後も繋がりたい相手なら、書く。相手が連絡先を書いてきたなら、こちらも書くのが自然だ。

送別会や餞別の話は返信に書くか

書かない。送別会は別の連絡で。餞別を渡すなら最終出社日に直接。

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