電子帳簿保存法という言葉を見た。何かをしないといけないらしい。でも何をどこまでやればいいのか分からない。全部を電子にしないといけないと思っている人が多い。要るのは、一部だけなんよ。
先に言う。電子帳簿保存で全員に要るのは、電子でもらった領収書や請求書を電子のまま残すことだ。帳簿の電子化やスキャナ保存は任意だ。全部やろうとして止まるな。3つの区分、要るのは1つだけ、電子取引に当たるもの、保存の条件、簡単な方法、やらなくていい範囲、最初の3つ、紙の扱いを書く。制度の中身は国税庁の最新で確かめる。
先に一文で。電子帳簿保存法には電子取引のデータ保存、電子帳簿等保存、スキャナ保存の3つの区分があり、フリーランスに必ず要るのはメールやサイトで受け取った請求書や領収書を電子のまま保存する電子取引のデータ保存だけで、日付と金額と相手で探せる形にして改ざんを防ぐ決まりを置き、紙でもらった領収書は紙のまま保存してよく、フォルダとファイル名の決まりと会計ソフトの連携を最初に決めれば足りる。
この記事の要点
- 要るのは電子取引のデータ保存だけ
- 電子でもらったものは電子のまま
- 探せる形と、改ざんを防ぐ決まり
- 紙は紙のままでいい
3つの区分
| 区分 | 中身 | 要るか |
|---|---|---|
| 電子取引のデータ保存 | メールやサイトで受け取った請求書や領収書を電子で保存 | 全員に要る |
| 電子帳簿等保存 | 帳簿や決算の書類を電子で作って保存 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙の領収書をスキャンして電子で保存 | 任意 |
電子取引に当たるもの
- メールで届いた請求書、領収書
- サイトからダウンロードした領収書
- ネットの買い物の購入履歴、明細
- クラウドの会計サービスで受け取った請求書
紙で郵送された請求書は、電子取引ではない。紙のまま保存する。
保存の条件
| 条件 | 中身 |
|---|---|
| 探せる | 日付、金額、相手で探せる形 |
| 改ざんを防ぐ | 訂正や削除の決まりを書いた事務処理規程を置く、または改ざんを防ぐ仕組みのあるサービスを使う |
| 見られる | パソコンで表示して、印刷できる状態 |
小規模な事業者は、探せる形の条件が緩くなる場合がある。条件の細かい所は国税庁の最新で確かめる。
小規模な事業者の簡単な方法
- 年と月のフォルダを作る
- ファイル名を、日付_相手_金額にする
- 事務処理規程（国税庁の見本を使う）を1枚置く
- 会計ソフトに領収書を連携させるなら、そのソフトの保存の仕組みに乗る
会計ソフトの選び方は個人事業主の会計ソフトの比較に書いた。
やらなくていい範囲
- 帳簿を電子で作ること（会計ソフトを使えば自然に電子になるが、義務ではない）
- 紙の領収書をスキャンすること
- 過去の紙の領収書を電子にすること
最初にやる3つ
- フォルダの決まりを作る（年、月）
- ファイル名の決まりを作る（日付_相手_金額）
- 会計ソフトと連携するか、事務処理規程を置くかを決める
領収書の扱いの全体はフリーランスの領収書に書いた。
紙の領収書の扱い
紙でもらった領収書は、紙のまま保存できる。スキャンして電子で残すのは任意で、やるなら決められた条件を満たす必要がある。電子でもらったものは電子で、紙でもらったものは紙で、と分けて考えると迷わない。請求書に関わるインボイスの話はインボイス制度をフリーランス向けにわかりやすくに、確定申告の全体はフリーランス1年目の確定申告のやり方に書いた。
よくある質問
Q. 必ずやることは
電子でもらった請求書や領収書を、電子のまま保存する。
Q. どう保存するか
日付、金額、相手で探せる形。改ざんを防ぐ決まりを置く。
Q. 紙は電子にするか
しなくていい。紙のまま保存できる。
一人で働く人の単価・収入源・法人化・AIでの自動化は、私が運営しているメンバーシップTHINK LESS CLUBで続きを出している。何が読めるかは募集ページに書いてある。中身と向かない人はTHINK LESS CLUBとはに書いた。
