領収書がたまっている。財布と机とカバンに散らばっている。確定申告の3月に、1年分をまとめて探すことになる。領収書は、もらうことより残すことのほうが難しいんよ。
先に言う。領収書は、もらうことより、残すことのほうが難しい。財布に入れた領収書は消える。もらった日に撮って、月に1回まとめる。それだけで確定申告の3月が変わる。レシートとの違い、もらい方、ない時の扱い、保存の期間、月1回の整理、認められにくい領収書、按分を書く。税の中身は国税庁の最新で確かめる。
先に一文で。フリーランスの領収書はレシートでも日付と金額と店と中身が分かれば証拠になり、宛名は屋号か個人名で但し書きは中身が分かる形にしてもらい、ない支出は銀行やカードの明細や出金伝票で残し、原則7年保存し、メールやサイトで受け取った電子取引のデータは電子のまま保存し、もらった日に撮って月に1回まとめる形にするのが正解だ。
この記事の要点
- レシートでも証拠になる
- ない支出は明細と出金伝票で残す
- 原則7年。電子取引は電子で保存
- もらった日に撮って、月に1回まとめる
領収書とレシートの違い
| 項目 | 領収書 | レシート |
|---|---|---|
| 宛名 | ある | ない |
| 但し書き | 書いてもらう | 中身が印字される |
| 証拠になるか | なる | なる（日付、金額、店、中身があれば） |
宛名が要る場面（高額な物、相手から求められた時）は領収書をもらう。普段の買い物はレシートで足りる。
もらい方
- 宛名は屋号か個人名
- 但し書きは、中身が分かる形（書籍代、消耗品費、打ち合わせの飲食代など）
- 上様、お品代は避ける
経費の範囲は個人事業主の経費はどこまでかに書いた。
ない時の扱い
| 支出 | 残し方 |
|---|---|
| 電車、バス | 出金伝票（日付、区間、金額、目的） |
| 割り勘の飲食 | 出金伝票と、店のレシートの写真 |
| ネットの買い物 | 注文の確認メール、購入履歴の画面 |
| 自動の引き落とし | 銀行やカードの明細 |
証拠が薄いほど税務調査で聞かれやすい。額と頻度は控えめに。
保存の期間と形
| 領収書の形 | 保存 |
|---|---|
| 紙でもらった | 紙のまま7年。スキャンして電子で残す方法もある |
| メールやサイトで受け取った（電子取引） | 電子のまま保存。紙に印刷しての保存は認められない |
電子取引のデータの保存の決まりは電子帳簿保存でフリーランスが最初にやることに書いた。
月に1回の整理の形
- もらった日に、スマホで撮る
- 月の初めに、先月の分を会計ソフトに入れる
- 紙は月ごとの封筒か袋に入れる
- 電子のデータは、年と月のフォルダに入れる
会計ソフトの選び方は個人事業主の会計ソフトの比較に書いた。
経費として認められにくい領収書
- 中身が分からない（上様、お品代）
- 仕事との関係が説明できない
- 家族や私用の分が混ざっている
- 同じ日に同じ店で何枚もある
家事と仕事が混ざる支出の按分
家賃、電気代、通信費、車など、仕事と私用の両方に使う支出は、仕事に使う割合で経費にする。割合の決め方は、面積、時間、日数など、説明できる基準で決めて、毎年同じ基準を使う。初めての確定申告の全体はフリーランス1年目の確定申告のやり方に書いた。
よくある質問
Q. レシートでもいいか
いい。日付、金額、店、中身があれば。
Q. ない支出は
明細と出金伝票で残す。額と頻度は控えめに。
Q. 何年保存するか
原則7年。電子取引は電子のまま。
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