面接の日程が決まった。企業から｢◯月◯日◯時でお願いします｣というメールが来た。これに返信は要るのか。返したら、また返事が来た。これにも返すのか。どこで終わりにすればいいのか。
先に言う。面接日程の確定メールには、承知した1文を返す。その返信にまた返事が来ても、そこで止めていい。往復は2回で終える。返信が必要な理由、例文4つ、件名と署名、遅れた時、エージェント経由、確定メールが来ない時を書く。
先に一文で。面接日程の確定メールには24時間以内に宛名・お礼・日時の確認・締めの5〜6行で返し、日時を自分の言葉で書き直して認識を揃え、その返信に企業から返事が来たら往復はそこで終え、Web面接なら接続先の確認を1行足し、遅れたら謝罪の1文を付けて今すぐ返し、エージェント経由なら企業でなくエージェントに返すのが正解だ。
この記事の要点
- 返信は必要。日時を書いて認識を揃える
- 往復は2回で終える
- 5〜6行で足りる
- エージェント経由は企業に直接返さない
返信が必要な理由
企業は複数の応募者の日程を組んでいる。あなたの返信がないと、届いているのか、その日に来るのかが分からない。承知の1文があれば、企業側は面接官の予定を確定できる。
もう1つ、日時の認識を揃えるためだ。あなたが返信に｢◯月◯日（◯）◯時｣と書き直すことで、企業側の書き間違いや、あなたの読み間違いがここで見つかる。日程を間違えた時に起きることは面接の日程を間違えたに書いた。
どこまで返すか
| 段 | 誰から | 返すか |
|---|---|---|
| 1 | 企業から日程確定の連絡 | 返す |
| 2 | あなたの承知の返信 | |
| 3 | 企業から｢承知しました。お待ちしております｣ | 返さなくていい |
3段目に返すと、企業もまた返すことになる。往復は2回で終える。質問や変更が出た時だけ、改めて送る。
例文1。確定への返信
件名 Re:（企業の件名のまま）
>
株式会社◯◯ 採用担当 ◯◯様
>
お世話になっております。山田太郎です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）◯時に、貴社◯◯オフィスへ伺います。
当日はよろしくお願いいたします。
>
山田太郎
電話番号・メールアドレス
例文2。Web面接の場合
◯月◯日（◯）◯時より、ご案内いただいたURLから参加いたします。
接続に不具合があった場合は、記載の電話番号へご連絡いたします。
接続先のURLと、トラブル時の連絡先が案内に書いてあるかを見る。書いてなければ、この返信で聞く。
例文3。質問を足す場合
1点確認させてください。当日の持ち物は、履歴書と職務経歴書の原本でよろしいでしょうか。
お手数ですが、ご教示いただけますと幸いです。
質問は1〜2点にまとめる。持ち物は面接の持ち物・指定なしの時にも書いた。
例文4。最終面接の場合
書き方は同じでいい。最終だからと長く書かない。｢最終面接の機会をいただき、ありがとうございます｣の1文を足すだけで足りる。
件名と署名
- 件名は変えない。企業の件名に｢Re:｣が付いた形で返す。企業側はスレッドで管理している
- 署名は氏名、電話番号、メールアドレス。応募職種を1行足すと担当者が探しやすい
- 宛名は担当者名。分からなければ｢採用ご担当者様｣
返信が遅れた時
今すぐ返す。最初の1文に｢ご連絡が遅くなり申し訳ありません｣と書き、後は通常の返信と同じにする。理由を長く書かない。
面接の前日以降になっているなら、メールと一緒に電話も入れる。企業は、あなたが来るのか分からない状態が一番困る。日程調整のメールを何日以内に返すかの線は面接の日程調整メールは何日以内に返すかに書いた。
エージェント経由の時
日程はエージェントが企業と調整している。確定の連絡がエージェントから来たら、エージェントに返す。企業に直接返さない。企業から直接メールが来た場合は、企業に返した上で、エージェントにも｢◯日◯時で確定しました｣と共有する。
確定メールが来ない時
候補日を送ったのに、確定の連絡が来ない。3営業日を過ぎたら、こちらから確認する。
先日お送りした面接日程の候補について、ご都合はいかがでしょうか。
候補日が近づいておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
企業側の見落としのことが多い。催促の型は面接日程の返信が来ない時に書いた。
よくある質問
返信に｢承知いたしました｣と｢了解しました｣のどちらを使うか
｢承知いたしました｣。｢了解｣は目上に使わない言い方とされることがある。迷うなら避ける。
確定メールにお礼だけ書いて日時を書き忘れた
もう1通送らなくていい。企業側の確定メールに日時が書いてあり、あなたが承知したことは伝わっている。次の連絡の時に日時を書く。
休日にメールが来た。返信も休日にしていいか
いい。企業の担当者は翌営業日に読む。深夜の時刻が付くのが気になるなら、翌朝に送る。
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