応募したら、すぐに｢ご応募ありがとうございます｣というメールが来た。これに返すのか。履歴書を送ったら｢受領しました｣と来た。これは返すのか。返さないと失礼なのか、返すと迷惑なのか。
先に言う。自動返信には返さない。担当者が書いた受領メールには、3行で返す。見分けるのは、宛名があなたの名前か、送信元が返信可能かの2つだ。返さない理由、返す理由、見分け方、例文、次の予定の有無、受付メールが来ない時、転職サイト経由の時を書く。
先に一文で。応募受付や書類受領のメールは、宛名が定型で送信元が返信不可の自動返信なら返さなくてよく、担当者の署名と個別の文面がある受領メールにはお礼と締めの3〜4行で24時間以内に返し、次の連絡の予定が書いてあればその日まで待ち、受付メールが3営業日来なければ届いているかを確認し、転職サイト経由はサイト内のメッセージも見るのが正解だ。
この記事の要点
- 自動返信には返さない
- 担当者の受領メールには3行
- 見分けは宛名・送信元・署名・文面
- 来なければ3営業日で確認
自動返信に返さない理由
応募フォームや転職サイトから応募すると、システムが即時に受付メールを送る。送信元はnoreplyや返信不可のアドレスで、宛名は｢応募者様｣か氏名の自動挿入、文面は全員同じだ。返信しても、届かないか、誰も読まないフォルダに入る。
返さないことは失礼にならない。企業側も返信を求めていない。
担当者の受領メールに返す理由
担当者が自分で書いた受領メールは、あなたの書類を開いて確認した合図だ。返信があれば、担当者はあなたがメールを見ていると分かり、次の連絡（日程調整）をしやすくなる。返さなくても落ちないが、返しておくと次が早い。
見分け方
| 見る所 | 自動返信 | 担当者が書いた物 |
|---|---|---|
| 宛名 | ｢応募者様｣、または氏名の自動挿入（名前の後ろに敬称が二重など） | ｢山田太郎様｣と、文面に合った敬称 |
| 送信元 | noreply、no-reply、system、返信不可の注記 | 担当者名、または採用担当のアドレス |
| 署名 | 会社名だけ、または署名なし | 担当者名・部署・電話番号 |
| 文面 | 全員同じ定型文。｢追ってご連絡します｣ | 応募職種や書類の中身に触れている。次の予定が具体的 |
| 届いた速さ | 応募の直後（数秒〜数分） | 数時間〜数日後 |
迷ったら、返しておく。自動返信に返しても害はない。担当者の物に返さないより安全だ。
返す時の例文
件名 Re:（企業の件名のまま）
>
株式会社◯◯ 採用担当 ◯◯様
>
お世話になっております。◯◯職に応募しております山田太郎です。
応募書類受領のご連絡をいただき、ありがとうございます。
選考の結果をお待ちしております。よろしくお願いいたします。
>
山田太郎
電話番号・メールアドレス
意欲の表明や自己PRは書かない。書類は送ってある。
次の予定が書いてある時と、ない時
| 受領メールの中身 | やること |
|---|---|
| ｢◯日以内に結果をご連絡します｣ | その日まで待つ。過ぎたら翌営業日に確認 |
| ｢選考の上、通過者のみご連絡します｣ | 待つ。2週間を過ぎて連絡がなければ、結果を確認してもいいが、通過していない可能性が高い |
| 次の予定が書いてない | 返信で聞いていい。｢今後の選考の流れについて、おおよその時期を教えていただけますでしょうか｣ |
書類選考の流れと通過率は書類選考の通過率と流れに書いた。
受付メールが来ない時
- 迷惑メールフォルダを見る
- 転職サイト経由なら、サイト内のメッセージを見る
- 送信済みフォルダで、自分の応募メールが送れているか、添付が付いているかを見る
- 3営業日待って何も来なければ、確認のメールを送る
◯月◯日に◯◯職に応募いたしました山田太郎です。応募書類が届いているか、ご確認いただけますでしょうか。もし届いていない場合は、再送いたします。
届いていなかった、というのは実際に起きる。確認は早い方がいい。履歴書をメールで送る時の添付と件名の型は履歴書をメールで送る方法に書いた。
転職サイト経由の時
転職サイトから応募すると、企業からの連絡はサイト内のメッセージに届き、メールには｢新着メッセージがあります｣という通知だけが来ることがある。通知メールに返信しても企業には届かない。サイトにログインして、メッセージから返す。
通知の設定がオフになっていると、メッセージが来ても気づかない。応募したら、サイトの通知設定を見る。返信が遅れた時の線は転職のメール返信が遅れたに書いた。
よくある質問
自動返信に間違って返信してしまった
何も起きない。届かないか、読まれないだけだ。気にしなくていい。
受領メールに、書類の不備が書いてあった
24時間以内に直して再送する。｢ご指摘いただきありがとうございます。修正した書類を添付にてお送りいたします｣。不備を指摘してくれる会社は、あなたの書類を読んでいる。
受付メールへの返信で、面接の候補日を先に伝えていいか
聞かれていないなら書かない。日程の話は、企業側が書類選考を通した後に出す。先に出すと、通過を前提にしていると読まれる。
転職の資料をLINEで無料配布中
応募から内定までに届くメールの種類と、返す物・返さない物の一覧表を公式LINEで無料配布している。返信の判断に迷う時間を、次の応募先の書類に回す。