履歴書をメールで送る方法｜PDFの作り方・パスワード・件名と本文の例文

求人に応募したら、履歴書をメールで送るように言われた。Wordのまま送っていいのか。PDFはどう作るのか。パスワードは。件名と本文は何を書くのか。

先に言う。履歴書のメール送付は、PDFにして、件名に用件と名前を入れ、本文は5行で足りる。パスワードは会社の指示に合わせろ。PDFの作り方、ファイル名、パスワードの判断、件名と本文の例文、送る前の確認を書く。

先に一文で。履歴書をメールで送る時はWordやExcelから｢名前を付けて保存｣でPDFにし、ファイル名を｢履歴書_氏名_日付｣にし、パスワードは会社の指示がなければ付けず、件名は｢応募書類のご送付（氏名）｣、本文は宛名・挨拶・送った物・お願い・署名の5行で、送る前に添付の中身と宛先を開いて確かめるのが正解だ。

この記事の要点

• PDFにする。Wordのままは送らない
• ファイル名は履歴書_氏名_日付
• パスワードは指示に合わせる
• 件名に用件と名前、本文は5行

PDFにする理由と作り方

WordやExcelのまま送ると、相手のパソコンでフォントが変わって行がずれる、開いた時に編集モードになる、スマホで見ると崩れる。PDFなら見え方が変わらない。

手書きかパソコンかの判断は転職の履歴書は手書きとパソコンどっちかに書いた。メールで送るなら、最初からパソコンで作る方が早い。

ファイル名の付け方

履歴書_山田太郎_20260928.pdf

職務経歴書_山田太郎_20260928.pdf

受け取る側は、応募者のファイルを1つのフォルダに集める。｢履歴書.pdf｣だけだと、他の人の物と混ざる。名前と日付を入れる。ファイル名に応募先の会社名は入れない（他社に使い回した跡に見える）。

パスワードを付けるか

個人情報が気になるなら、パスワードより、送る前に宛先のアドレスが求人票と同じかを確かめることの方が事故を防ぐ。誤送信の方が、パスワードなしより起きやすい。

件名と本文の例文

件名　応募書類のご送付（山田太郎）

>

株式会社◯◯

採用担当 ◯◯様

>

お世話になっております。◯◯の求人に応募いたしました山田太郎です。

履歴書と職務経歴書をPDFで添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

>

山田太郎

電話番号

メールアドレス

求人票に件名の指定（｢【応募】氏名｣など）があれば、それを最優先で使う。本文に志望動機や自己PRは書かない。書類に書いてあることを本文で繰り返すと、読む量が倍になる。

送る前に確かめる3つ

1. 添付したPDFを自分で開き、中身が最新版か、他社名が入っていないかを見る
2. 宛先のアドレスを求人票と見比べる
3. 件名と本文の会社名・担当者名の誤字を見る

添付を忘れて本文だけ送るのが一番多い失敗だ。送信の前に添付の欄を見る癖を付ける。送った後に誤字に気づいた時の判断は職務経歴書の誤字に送った後で気づいたに書いた。

送る時間帯と、返事が来ない時

送るのは平日の日中がいい。深夜に送っても評価は下がらないが、担当者が朝に開くので、日中に送った物と読まれる順は変わらない。締切がある時は、時間帯より締切の方を守る。

送って3営業日返事がなければ、届いているかを1通だけ聞く。日程調整のメールの往復は面接の日程調整メールは何日以内に返すかに書いた。

自動返信と担当者のメールの見分けと返す線は応募受付メール・書類受領メールに返信は要るかに書いた。

企業に返すメールの5つの箱と書き出し・締めの型は転職メールの書き出しと締め・引用・署名の基本に書いた。

封筒の書き方・添え状・切手・締切の逆算は履歴書の郵送方法に書いた。

よくある質問

スマホから送ってもいいか

いい。PDFを添付できれば、送る端末は問われない。ただしスマホのメールアプリは署名が自動で付くことがあるので、送る前に本文の末尾を見る。

履歴書と職務経歴書は1つのPDFにまとめるか

分ける。2つのファイルにして、ファイル名で分かるようにする。1つにまとめると、採用側が履歴書だけ印刷したい時に困る。

写真はPDFに入っていればいいか

いい。データで送る時は、写真の画像を貼り込んだPDFで足りる。写真の撮り方は転職の履歴書写真に書いた。

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