企業から初めてメールが来た。返信の書き出しは｢はじめまして｣か｢お世話になっております｣か。件名は変えるのか。相手の文章は消すのか、残すのか。署名には何を書くのか。ビジネスメールを書き慣れていないと、返す前に止まる。

先に言う。転職メールは5つの箱だ。件名はRe:のまま、宛名は会社・部署・担当者、書き出しは｢お世話になっております｣と名乗り、本文は用件1つ、締めと署名。相手の文章は消さない。5つの箱、書き出し、締め、引用、署名、敬称、記号、スマホ、送る前の確認を書く。

先に一文で。転職メールは件名をRe:のまま変えず、宛名は会社名・部署・担当者名に様、書き出しは初回でも｢お世話になっております｣と氏名と応募職種の名乗り、本文は用件1つを3〜6行、締めは用件別の1文、署名は氏名・電話・メールアドレスで、相手の文章は引用として消さずに残し、絵文字と記号を使わず、送る前に宛先・添付・日付を見るのが正解だ。

この記事の要点

  • 5つの箱。件名・宛名・書き出し・本文・締めと署名
  • 初回でも｢お世話になっております｣
  • 相手の文章は消さない
  • 送る前に宛先・添付・日付

5つの箱

箱中身
件名企業の件名に｢Re:｣が付いたまま。変えない
宛名株式会社◯◯　人事部　◯◯様
書き出しお世話になっております。◯◯職に応募しております山田太郎です。
本文用件1つ。3〜6行
締めと署名締めの1文、空行、氏名・電話番号・メールアドレス

全部で10〜15行に収まる。

書き出し

場面書き出し
初回の返信お世話になっております。◯◯職に応募しております山田太郎です。
2回目以降お世話になっております。山田太郎です。
面接の後お世話になっております。山田太郎です。先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
自分から新しく送るお世話になっております。◯月◯日に◯◯職に応募いたしました山田太郎です。

｢はじめまして｣は要らない。応募した時点で関係は始まっている。名乗りは氏名と応募職種。企業は複数の職種で複数の応募者を見ている。

締めの言葉

用件締め
日程の返事当日はよろしくお願いいたします。
書類の提出ご確認をお願いいたします。
質問お手数ですが、ご教示いただけますと幸いです。
お礼・受領引き続きよろしくお願いいたします。
お願い（期限の延長など）ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

｢以上です｣｢では｣｢失礼します｣で終えない。締めの1文の後に、空行を入れて署名。

相手の文章を残すか

残す。メールソフトが自動で付ける引用（｢> ｣が付いた相手の文章）は消さない。担当者は、自分が何を送ったかを引用で確かめながら読む。消すと、担当者が前のメールを探すことになる。

長いスレッドで引用が何段になっても、消さなくていい。自分の本文を上に書き、引用は下に残す。相手の文章の間に自分の返事を差し込む形（インライン返信）は、企業とのやりとりでは使わない。

署名

山田太郎（やまだ たろう）
電話　090-0000-0000
メール　yamada@example.com

3〜4行。住所は要らない。会社の署名（現職の会社名・部署）は絶対に使わない。現職のメールアドレスから送らない。転職用に個人のアドレスを1つ用意する。応募職種を1行足すと、担当者が探しやすい。

件名の｢Re:｣

消さない。企業側はスレッドで応募者を管理している。｢Re:｣を消して件名を書き換えると、別の用件として扱われ、過去のやりとりと紐づかなくなる。自分から新しく送る時だけ、｢面接日程のご相談（山田太郎）｣のように、用件と氏名を書く。

宛名の敬称

相手敬称
担当者の名前が分かる◯◯様
部署までしか分からない人事部　採用ご担当者様
会社名だけ株式会社◯◯　御中（会社宛の書類に近い時）。メールでは｢採用ご担当者様｣の方が自然
担当者が複数◯◯様、◯◯様（連名）。または｢採用ご担当者様｣

｢様｣と｢御中｣は一緒に使わない。｢◯◯株式会社御中　◯◯様｣は誤り。

記号と文字

  • 絵文字、顔文字、｢！｣を使わない
  • 半角カナ、機種依存文字（丸付き数字・㈱）を使わない。相手の環境で化けることがある
  • 太字や色の装飾は使わない。テキスト形式で送る
  • 1行は30〜40字で改行。スマホで読む担当者もいる

スマホから送る時

  • 署名が｢iPhoneから送信｣になっていないか
  • 予測変換で敬称が変わっていないか（様→さま、御中→ご中）
  • 添付が付いているか。スマホは添付を忘れやすい
  • 送信前に全文を1回読む

送る前の確認3点

  1. 宛先。ToとCcの中身。企業の別の担当者や、自分の現職の同僚が混ざっていないか
  2. 添付。付いているか。ファイル名に氏名が入っているか
  3. 日付と曜日。◯月◯日（◯）の曜日が合っているか

返信が遅れた時の書き方は転職のメール返信が遅れたに、日程調整の型は面接の日程調整メールは何日以内に返すかに、履歴書を添付で送る時は履歴書をメールで送る方法に、選考結果への返信は選考結果メールへの返信は必要かに書いた。

よくある質問

相手のメールが｢山田様｣でなく｢山田さん｣だった。合わせていいか

合わせない。あなたからは｢様｣で通す。相手が砕けても、選考中は崩さない。

相手の名前の漢字が分からない

メールの署名の通りに書く。署名がなく、読みしか分からない時は｢採用ご担当者様｣にする。間違った漢字を書くより安全だ。

返信の書き出しに｢ご返信ありがとうございます｣は要るか

要らない。｢お世話になっております｣の後に本文に入っていい。お礼を書くなら、用件に対して1文（｢日程のご連絡をいただき、ありがとうございます｣）。

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