メール1通に30分かかる。敬語が合っているか不安で、何度も書き直す。仕事のメールが苦手だ。

メールが苦手な人は、毎回ゼロから書いている。件名、宛名、結論、お願い、締めの5つの型を作って使い回せば、1通5分で書ける。

この記事の要点

  • 毎回ゼロから書くから時間がかかる
  • 件名、宛名、結論、お願い、締めの型
  • よく使うメールは下書きに保存
  • 送る前に宛先と添付を確認

早く書ける5つの型

型例
件名｢〇〇の資料送付のお願い｣
宛名｢株式会社〇〇 △△様｣
結論｢〇〇の資料をお送りします｣
お願いと期日｢〇日までにご確認いただけますでしょうか｣
締め｢よろしくお願いいたします｣

よく使う例文

場面例文
お願い｢恐れ入りますが、〇〇をお送りいただけますでしょうか｣
確認｢〇〇の件、△△で認識しておりますが、相違ないでしょうか｣
お礼｢ご対応いただき、ありがとうございます｣
謝罪｢ご迷惑をおかけし、申し訳ありません｣

敬語の型は敬語が苦手な時に書いた。

返事が遅れた時

｢ご連絡が遅くなり申し訳ありません｣と一言だけ謝って、すぐ本題に入る。

よくある失敗

失敗防ぎ方
宛先の間違い送る前に声に出す
添付忘れ本文に｢添付｣と書いたら確認
長すぎる結論を1行目に

ミスを減らす確認はケアレスミスが多い時に、社外に誤送信した時は社外にメールを誤送信した時に書いた。

私は1社目の美容業界のブラック企業を辞めた後、Web業界へ未経験で転職した。

メールは文章力ではなく型で書く物だ。型を5つ持てば、メールで悩む時間は大きく減る。

職場の悩みを種類ごとに並べた一覧は職場の悩み別・処方箋まとめにある。

会社に向いていない内向型が自由に暮らす記録は、私が運営しているメンバーシップ孔明の自由帳で週2本出している。何が読めるかは募集ページに書いてある。中身と向かない人は孔明の自由帳とはに書いた。

よくある質問

社内メールも敬語が要るか

丁寧語で足りることが多い。会社の慣習に合わせる。

メールの返事はいつまでにするか

当日中が目安だ。すぐ答えられない時は｢確認して〇日までにご連絡します｣と返す。

メールが苦手で電話で済ませたい時は

大事な話は、電話の後に要点をメールで送る。記録が残る。