朝メールを開くと100通。返しているうちに昼になる。本当の仕事が進まない。仕事のメールが多すぎる。

メールが多すぎる人は、届くたびに開いている。見る時間を1日3回に決めて、2分で終わる物だけその場で返せ。残りは仕事として予定に入れろ。

この記事の要点

  • 見る時間を1日3回に決める
  • 2分で終わる物はすぐ返す
  • 時間がかかる物は予定に入れる
  • CCを外してもらい、自動で振り分ける

メールが多すぎる時に起きること

起きること中身
仕事が止まる届くたびに手が止まる
見落とし大事なメールが埋もれる
疲れ返しても返しても減らない

さばき方

手順中身
見る時間を決める朝、昼、夕方の3回
2分で終わる物その場で返す
時間がかかる物予定に入れる
読むだけの物読んだら消すか移す

メールを減らす方法

方法中身
CCを外してもらう関係ない物は外してもらう
チャットに移す短いやり取りはチャットで
自動で振り分け通知や宣伝は別の場所へ
返事の型を作るよく使う返事は保存しておく

メールの書き方は仕事のメールが苦手な時に、チャットの返信の速さはリモートのチャットの返信の速さに書いた。

見落としを防ぐ

  • 返事が要る物に印をつける
  • 1日の終わりに印の物だけ見直す
  • 自分宛てとCCを分けて表示する

時間の組み方は時間管理が苦手な会社員に、オンライン会議の疲れはオンライン会議が疲れる時に書いた。

私は大手系企業のUIデザイナーから、2年後にディレクターへ昇格した。

メールに1日を渡すな。見る時間を決めた人から、自分の仕事の時間が戻ってくる。

職場の悩みを種類ごとに並べた一覧は職場の悩み別・処方箋まとめにある。

会社に向いていない内向型が自由に暮らす記録は、私が運営しているメンバーシップ孔明の自由帳で週2本出している。何が読めるかは募集ページに書いてある。中身と向かない人は孔明の自由帳とはに書いた。

よくある質問

メールの返事が遅いと怒られないか

急ぎの物は電話やチャットで来ることが多い。当日中に返せば困ることは少ない。

メールを全部読む必要はあるか

自分宛ての物だけでいい。CCは件名で判断する。

メールの通知は切っていいか

見る時間を決めたなら、通知は切っていい。急ぎの連絡の手段を決めておく。