説明していると、自分でも何を言いたいか分からなくなる。｢で、結局何？｣と言われる。説明が下手で、話がまとまらない。

説明が下手な人は、起きた順に話している。聞く側が知りたいのは結論だ。結論、理由、次にやることの順に並べ替えろ。

この記事の要点

  • 説明が伝わらないのは、話す順番が逆だから
  • 結論、理由、次にやることの順
  • 話す前に結論を1行書く
  • 経緯は聞かれたら話す

説明が伝わらない理由

理由よくある形
起きた順に話す経緯から始まって結論が最後
前提を省く相手が知らない話を前提にする
長い全部話そうとする
結論がない何を決めてほしいか分からない

伝わる説明の型

順番中身例
1結論｢〇〇は間に合います｣
2理由｢△△が終わったからです｣
3次にやること｢次は□□をします｣

報告の型は報連相が苦手な時に、人前で話す時は人前で話すのが苦手な時に書いた。

話す前の準備

  • 結論を1行書く
  • 理由を2つまで書く
  • 相手が知らない言葉を言い換える

相手別の説明の仕方

相手説明の仕方
上司結論と、決めてほしいこと
同僚結論と、頼みたいこと
客結論と、相手にとっての意味

説明が苦手でも困らない工夫

  • 大事な説明は文字で先に送る
  • 図や表を1枚用意する
  • 最後に｢何か分かりにくい所はありますか｣と聞く

指示が分からない時の聞き返し方は指示が理解できない時に書いた。

私は大手系企業のUIデザイナーから、2年後にディレクターへ昇格した。

説明が上手い人は、話すのが上手いのではない。結論を先に決めてから話しているだけだ。

職場の悩みを種類ごとに並べた一覧は職場の悩み別・処方箋まとめにある。

会社に向いていない内向型が自由に暮らす記録は、私が運営しているメンバーシップ孔明の自由帳で週2本出している。何が読めるかは募集ページに書いてある。中身と向かない人は孔明の自由帳とはに書いた。

よくある質問

説明が下手なのは頭が悪いからか

違う。話す順番の問題だ。

説明が長いと言われた時は

結論を最初の一言にする。経緯は聞かれたら話す。

説明が下手な人に向いてる仕事は

作った物で評価される仕事だ。ただ、説明の型はどの仕事でも役に立つ。