内定承諾書を郵送で返すよう言われた。添え状は要るのか。封筒はどれで、どう書くのか。普通郵便でいいのか。
先に全体を言う。添え状1枚＋クリアファイル＋角2の白封筒＋追跡つきの送付。これが丁寧の上限で、これ以上は要らない。部品ごとに潰していく。
この記事の要点
- 添え状は1枚つける。役割は同封物の案内で、定型文で足りる
- A4は折らずに角形2号へ。クリアファイルに挟んでから入れる
- 表に｢内定承諾書在中｣、裏に自分の住所氏名。宛名は担当者様だ
- 送り方は返信用封筒が最優先。なければ追跡つきが安心になる
添え状。そのまま使える文例
添え状（送付状）は、何が何部入っているかを知らせる事務の1枚だ。文例をそのまま使えばいい。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
つきましては、下記の書類を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・内定承諾書 1通
以上
（右上に日付、その下に自分の住所・氏名・連絡先、左上に宛先の会社名・部署・担当者名）
手書きでもパソコンでもいい。意気込みの作文は書かない。添え状の美学は短さで、A4の1枚に余裕を持って収まる分量が正解だ。承諾書本体の記入の仕方は内定承諾書の書き方で書いた通りで、この記事は送る工程だけを担当する。
封筒と入れ方。角2・白・クリアファイル
封筒の選び方。A4の承諾書は、折らずに入る角形2号の白封筒が基本だ。会社から返信用封筒が同封されている場合は、迷わずそれを使う。返信用が長3（三つ折りサイズ）なら、三つ折りで入れて問題ない。
入れ方。書類はクリアファイルに挟んでから封筒へ。配達中の折れと雨濡れを防ぐ、数十円で買える保険だ。入れる順番は、添え状が一番上、その下に承諾書になる。
封。のり付けし、封じ目に｢〆｣を書く。セロハンテープより、のりの方が作法として整う。
宛名の書き方。担当者名の有無で変わる
表面はこう書く。
- 会社の住所（都道府県から省略せず）
- 会社名（株式会社は略さない）・部署名
- 担当者名が分かる場合｜｢人事部 ○○様｣
- 部署までしか分からない場合｜｢人事部 御中｣（様と御中は併用しない）
- 左下に赤字で｢内定承諾書在中｣と書き、赤枠で囲む
返信用封筒を使う場合は、印字された｢行｣を二重線で消して｢御中｣（個人名なら｢様｣）に直す。裏面には自分の住所と氏名を書く。このあたりの作法は退職願の封筒の書き方と同じ理屈で、封筒は書類の包み紙、必要な情報だけを正確にが芯になる。
送り方。普通郵便か、追跡つきか
送付手段の判断は2段で足りる。
期限まで余裕がある場合。普通郵便で問題ない。ただし土日をまたぐ配達日数は読みにくくなっているため、期限の3〜4日前には投函する。
期限が近い・確実性を上げたい場合。追跡のできるレターパックプラスか簡易書留を選ぶ。数百円で、届いたかどうかの不安が消える。承諾書は再発行の手間も相手に発生する書類だから、この数百円は安い保険だ。
ポスト投函の場合は、料金不足が一番の事故になる。角2封筒はサイズ・重さで料金が変わるため、窓口で出すのが結局一番確実だ。
投函前チェック。30秒で事故が消える
封をする前に、この5点だけ見る。
- 承諾書の記入漏れ｜日付・住所・氏名・押印
- 署名した書類の控え｜スマホで撮影してから封入する
- 添え状の宛名と日付
- 封筒の宛名の誤字｜特に担当者名と会社名
- 送った旨のメール｜投函後に｢本日、内定承諾書を郵送いたしました。○日頃の到着予定です｣と一報を入れると、到着確認の行き違いが消える
なお、郵送でなくメール返信だけで済む会社も増えている。案内に｢メールでご返信ください｣とある場合の作法は承諾書はメール返信のみでいいのかが担当だ。指定された手段に合わせるのが、どの場面でも最上位のマナーになる。
郵送の作法は、要素に分解すれば全部で15分の作業だ。悩む時間より、投函前チェックの30秒に価値がある。書類仕事はさっさと終わらせて、入社準備に頭を切り替えればいいんよ。
よくある質問
承諾書を三つ折りにして長形3号で送るのは失礼ですか？
失礼ではない。返信用封筒が長3で同封されるケースも多く、三つ折り自体は通常の作法だ。折らない角2の方が丁寧という程度の差で、どちらでも受理に影響はない。
締切当日にしか出せません。間に合わせる方法はありますか？
消印や到着の扱いは会社によるため、まず電話で｢本日発送になります。到着が○日になりますが問題ないでしょうか｣と確認するのが先だ。その上で速達やレターパックプラスを使えば、大半は着地する。無断で遅れることだけが失点になる。
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添え状のテンプレートと投函前チェック表を、公式LINEで無料配布している。丁寧さは金でなく、順番と確認でできている。
