退職願を書き終えて、最後の封筒で手が止まった。表に何を書くのか。宛名は要るのか。のりで閉じて〆と書くのか。
先に言い切る。表は中央に｢退職願｣の3文字だけ。裏は左下に部署と氏名だけ。宛名も住所も要らない。これで完成だ。細部まで順に潰す。
退職願の封筒とは、書類を包んで手渡すための白無地の封筒のことで、表に表題、裏に部署と氏名だけを書く。
この記事の要点
- 表面は中央やや上に｢退職願｣（または｢退職届｣）とだけ書く
- 裏面は左下に所属部署と氏名。住所は書かない
- 封筒は白無地・郵便番号枠なし。長形3号か4号だ
- 手渡しはのり付け不要。郵送は二重封筒にする
封筒の選び方。コンビニで揃う3条件
まず物の話から。条件は3つだけだ。
- 色は白の無地。茶封筒は事務用の印象が強く、改まった書類には白が慣例だ
- 郵便番号の枠がないもの。郵送用でなく書類を包む用途だから、枠なしがきれいに見える。枠ありしか手に入らなければ、それでも実害はない
- サイズは用紙に合わせる。B5便箋なら長形4号、A4なら長形3号。三つ折りした用紙がちょうど収まる。二重封筒（内側に紙が貼られた透けない型）ならなお丁寧だが、必須ではない
このあたりの調達は退職届の用紙はコンビニで揃うで書いた通り、文具コーナーで全部手に入る。
表面の書き方。3文字で終わる
封筒の表面には、中央やや上に｢退職願｣と書く。退職届なら｢退職届｣だ。それだけでいい。
- 宛名（会社名・上司名）は書かない。手渡しする書類だから宛先は要らない
- 自分の住所も書かない
- 筆記具は黒の油性ボールペンか万年筆。用紙側と揃える
やりがちな失敗は、郵送の封筒の感覚で色々書き込んでしまうことだ。この封筒は手紙ではなく、書類の包み紙だと考えると、表に必要な情報が表題だけである理由が腑に落ちるはずだ。
裏面の書き方と、用紙の入れ方
裏面は、左下に所属部署と氏名を書く。｢営業部 山田太郎｣という形で、2行に分けても1行でもいい。
用紙の入れ方にも型がある。
- 用紙を下から3分の1、上から3分の1の順で三つ折りにする
- 書き出し（｢退職願｣の表題部分）が右上に来る向きで封筒に入れる
- 受け取った人が開いた時に、書き出しから読める向きになっていれば正解だ
ここまで気にしない会社が大半だが、迷うならこの型に従えばいい。中身の書き方（縦書きか横書きか）は退職届は縦書きか横書きか、書き損じた場合は書き間違えた時の対処が担当だ。
のり付けと〆。手渡しと郵送で分かれる
手渡しの場合。のり付けは不要で、フタを折るだけにしておく。受け取った側がその場で中身を確認できる方が、実務はスムーズに流れる。のり付けした場合は封の中央に｢〆｣を書くのが慣例だが、〆の有無は効力と無関係だから、書き忘れに気づいても出し直す必要はない。
郵送の場合。退職届を入れた白封筒（内封筒）を、宛名を書いた一回り大きい封筒（外封筒）に入れる二重の形が丁寧だ。外封筒には会社の住所・部署宛の宛名と、表に赤字で｢親展｣、左下に｢退職届在中｣と書く。送り方は、到達の記録が残る簡易書留かレターパックを選ぶ。郵送の退職届は、届いた事実そのものが大事だからだ。
よくある誤解。｢封筒がないと受理されない｣
封筒は丁寧さの作法であって、受理の要件ではない。極端な話、用紙をそのまま手渡しても退職の意思表示は成立する。だから、封筒の細部が完璧かどうかで不安になる必要は全くない。
封筒で本当に気をつけるべきは、たった1つ。中身と表題を一致させることだ。封筒に｢退職願｣と書いて中身が｢退職届｣、という食い違いだけは、受け取る側を混乱させる。願と届の違い（お伺いか通告か）を確認してから表題を書く。それさえ合っていれば、あなたの封筒はもう完成している。
渡す場面の作法。封筒より大事な30秒
封筒が完成したら、残るのは渡し方だ。ここで気まずさを最小にする型を書いておく。
- 渡す相手は直属の上司｜総務や上司の上司に先に出すのは、順番の事故になる。必ず直属からだ
- アポを取る｜｢ご相談したいことがあるので、10分ほどお時間をいただけますか｣。会議室など2人になれる場所で渡す
- 渡す時の一言｜｢一身上の都合により退職させていただきたく、お持ちしました｣。長い演説は要らない
- 机に置き逃げしない｜不在時に机に置く・メール添付だけで済ませるのは、受け取っていないという揉め事の種になる。手渡しが原則だ
封筒の書き方で悩んだ時間より、この30秒の方が退職の印象を決める。逆に言えば、封筒が多少不格好でも、渡し方が丁寧なら何の問題も残らない。
よくある質問
封筒に入れずにクリアファイルで渡すのはだめですか？
だめではない。封筒＋クリアファイルで持ち歩き、渡す時に封筒ごと出すのが一番きれいだが、封筒だけ・ファイルだけでも受理に影響はない。書類が折れたり汚れたりしない状態で渡せることが本体だ。
会社指定の申請システムがある場合も封筒は要りますか？
システムや社内書式で完結する会社では、紙の退職願そのものが不要になる。封筒の前に、就業規則か総務に提出方法を確認するのが順番として先だ。
茶封筒しか手元にありません。今日出したいのですが。
白が慣例というだけで、茶封筒でも受理に影響はない。今日出す決意の方が大事だから、そのまま出していい。気になるなら、渡す時に｢封筒が事務用で恐縮です｣と一言添えれば十分だ。
退職書類一式のテンプレをLINEで無料配布中
封筒の書き方見本と退職願・退職届のテンプレートを、公式LINEで無料配布している。書類の作法は、知ってしまえば10分で終わる仕事だ。