退職届を書こうとして、便箋を縦に使うか横に使うかで手が止まった。検索すると縦書きの見本ばかり出てくるが、横書きだと無効なのか。
先に言い切る。縦書きでも横書きでも、退職届は有効だ。書字の方向は効力と無関係で、会社の指定がなければ自由になる。迷ったら縦書きが無難という理由と、両方の見本まで置いておく。
退職届とは、退職の意思を会社に通告する書面のことで、縦書きでも横書きでも法的な効力は変わらない。
この記事の要点
- 縦書き・横書きのどちらでも法的な効力は同じだ
- 会社の書式指定があれば従う。なければ自由でいい
- 迷ったら慣例の縦書き。パソコン作成なら横書きが自然だ
- 効力を決めるのは方向でなく、退職日・氏名・提出日の中身だ
結論の根拠。効力は中身で決まる
退職届が果たす役割は、退職の意思表示を書面で残すことだ。法的に意味を持つのは次の中身で、書字の方向はどこにも入っていない。
- 退職する意思の明記（｢退職いたします｣）
- 退職日
- 提出日
- 氏名（と押印）
- 宛名（会社の代表者）
つまり、縦か横かはマナーの話ですらなく、単なる体裁の選択だ。ここで悩む時間はもったいない。用語としての退職届と退職願の違いは用語辞典の退職届で整理してある。
それでも縦書きが無難な理由。慣例の力だ
自由だと言った上で、迷う人への推奨は縦書きになる。理由は単純で、日本の改まった文書の慣例が縦書きだからだ。
退職届を受け取るのは、直属の上司と総務・人事になる。相手がどの年代でも、縦書きの退職届に違和感を持つ人はいない。横書きも有効だが、形式を重んじる社風では｢略式に見える｣と感じる人がゼロとは言えない。どちらでも通る場面で、全員に通る方を選ぶ。これが縦書き推奨の全てで、それ以上の意味はない。
逆に、パソコンで作成するなら横書きが自然だ。印字の縦書きはかえって組みにくく、横書きA4で作って署名だけ手書きにする形が実務では一番きれいに収まる。
見本。縦書きと横書き、そのまま写せる形で
縦書きの場合（便箋を縦に使う）。右から順にこう並べる。
- 1行目の中央に｢退職届｣
- 次の行の下部に｢私儀（わたくしぎ）｣
- 本文｢この度、一身上の都合により、勝手ながら令和○年○月○日をもって退職いたします｣
- 提出日（令和○年○月○日）
- 所属部署・氏名（下部に書き、押印）
- 最終行の上部に宛名｢株式会社○○ 代表取締役 ○○○○殿｣
横書きの場合（A4を横に使う）。上から順にこうなる。
- 中央に｢退職届｣
- 右上に提出日
- 左寄せで宛名（株式会社○○ 代表取締役 ○○○○殿）
- 右寄せで所属部署・氏名（押印）
- 本文｢私は、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします｣
見比べると分かる通り、要素は完全に同じで、並べる方向が違うだけだ。日付は西暦でも和暦でもよく、書類内で統一すればいい。
よくある誤解。｢縦書きでないと受理されない｣
一番多い誤解がこれだ。受理の可否と書字の方向は無関係で、横書きを理由に受理を拒む根拠は会社側にない。仮に｢縦書きで出し直せ｣と言われたら、それは事務手続きでなく嫌がらせの領域に入り始めている。書き直し自体は数分だから応じても実害はないが、退職の意思表示は最初の提出時点で既に会社へ到達していることは覚えておいていい。
もう1つの周辺の誤解として、｢便箋は白無地でないとだめ｣もあるが、薄い罫線入りの便箋で全く問題ない。用紙と封筒の調達は退職届の用紙はコンビニで揃う、書き損じた時の対処は退職届を書き間違えた時、封筒の書き方は退職願・退職届の封筒の書き方がそれぞれ担当だ。
会社の書式・提出方法の指定が最優先
最後に順番の話をしておく。縦横を選ぶ前に、就業規則か総務に書式の指定がないかを確認するのが先だ。社内フォーマットがある会社、システム上の申請で完結する会社では、手書きの便箋自体が不要になる。
指定がある→従う。指定がない→縦でも横でも好きに書く。この2択に整理できた時点で、あなたの退職届の悩みは終わっている。残っているのは退職日までの段取りの方で、そちらに頭を使えばいいんよ。
提出直前の最終チェック。縦横より事故が多い場所
体裁が決まったら、出す前に3点だけ見る。実際の事故は縦横でなく、ここで起きている。
- 2つの日付の整合｜文中の退職日と、末尾の提出日。上司と合意した退職日とズレていないか。特に有給消化を組んだ人は、最終出社日を書いてしまう間違いが多い
- 宛名の役職と氏名｜代表取締役の氏名は、会社の登記や公式サイトで正確に確認する。上司の名前を書く欄ではない
- 押印の忘れ｜氏名の下に認印。シャチハタは避ける
この3点が合っていれば、縦でも横でも、あなたの退職届は完成している。体裁の完璧さより、提出の段取り（誰に・いつ渡すか）の方に残りの神経を使うべきなんよ。
よくある質問
ボールペンでなく万年筆や筆ペンでもいいですか？
黒のインクで消えない筆記具なら何でもいい。避けるのは、消せるボールペンと鉛筆だけだ。
英語や横文字の社名の場合、縦書きだと書きにくいのですが。
社名にアルファベットが入る場合は横書きの方が収まりがいい。縦書きにこだわって社名を不自然に崩すより、横書きで正確に書く方を優先すべきだ。
修正液で直すのはだめですか？
だめだ。公的な書類全般で、誰が直したか分からない修正方法は認められない。10行足らずの書類だから、書き間違えたら新しい用紙に書き直すのが最速で確実になる。
退職書類のテンプレートをLINEで無料配布中
縦書き・横書き両方の退職届テンプレートを、公式LINEで無料配布している。体裁の悩みは今日で終わりにして、次の準備に進めばいい。