事務に時間が取られる。請求書、見積もり、経費の入力、客への返事、確認の往復。作る時間が削られている。自動化したいが、何から手を付ければいいか分からない。事務を自動化しようとして道具を増やした人は、道具の管理が事務になるんよ。
先に言う。事務を自動化しようとして道具を増やした人は、道具の管理が事務になる。減らす順番は、消す、まとめる、型にする、最後に自動化だ。消せる事務を自動化した人は、要らないことを速くやっている。事務が増える理由、減らす順番、消せる事務、まとめる事務、型にする事務、自動化する事務、AIに任せる線、私の順番を書く。私はフリーランス4年目で、事務は消して型にしてから道具を入れた。
先に一文で。フリーランスの事務は、要らない報告と重複する確認と使っていない道具と紙を消し、請求日を月1回と連絡を朝夕2回と経費の入力を週1にまとめ、見積もりと請求書と納品メールと初回の質問一覧と断りの文面を型にし、最後に口座の連携と請求書の自動発行と予約投稿と定型の返事を自動化し、AIには下書きと整理を任せて判断と客との約束は任せない順番で減らすのが正解だ。
この記事の要点
- 消す、まとめる、型にする、自動化の順
- 自動化は最後
- 型にすると事務は作業になる
- 判断と約束はAIに任せない
事務が増える理由
| 理由 | 中身 |
|---|---|
| 客ごとに形が違う | 見積もりも請求書も毎回別の形 |
| 毎回ゼロから作る | ひな形がない |
| 道具が増えた | 道具ごとにログインと確認がある |
| 確認の往復 | 最初に決めていないことを、後で何往復も聞く |
減らす順番
| 順 | やること | なぜこの順か |
|---|---|---|
| 1 | 消す | 要らないことを速くやっても意味がない |
| 2 | まとめる | 回数を減らすと、型にしやすい |
| 3 | 型にする | 同じ形になったものだけ自動化できる |
| 4 | 自動化する | 型ができた事務だけ |
消せる事務
- 要らない報告。誰も読んでいない週報
- 重複する確認。メールとチャットの両方で同じことを聞く
- 使っていない道具。3か月開いていないものは解約
- 紙。領収書と契約書は電子の形に
まとめる事務
| 事務 | まとめ方 |
|---|---|
| 請求 | 月に1回、決めた日に全部出す |
| 連絡 | 朝と夕方の2回だけ見る |
| 経費の入力 | 週に1回 |
| 打ち合わせ | 週の決めた曜日に集める |
月末の型はフリーランスの月末にやることに書いた。まとめた事務は、月末の30分に入る。
型にする事務
- 見積もりと請求書のひな形。見積書と請求書の書き方に書いた
- 納品メールの文面
- 初回の打ち合わせの質問一覧。フリーランスの初回打ち合わせで聞くことに書いた。最初に決めると、確認の往復が消える
- 断りの文面
型にすると、事務は判断ではなく作業になる。
自動化する事務
| 事務 | 道具 |
|---|---|
| 口座とカードの取り込み | 会計ソフトの連携 |
| 請求書の発行 | 会計ソフトか請求の道具の自動発行 |
| 投稿 | 予約投稿 |
| 定型の返事 | ひな形の呼び出し |
道具は4つで足りる。会計ソフト、請求書の発行、予約投稿、ひな形を置く場所。道具を増やすと、道具の管理が事務になる。
AIに任せる線
| 任せる | 任せない |
|---|---|
| 下書き。メールの初稿、記事の骨 | 判断。見積もりの額、受けるか断るか |
| 整理。領収書の項目の分類、議事録の要約 | 客との約束。納期、範囲、額 |
| 調べる。制度の一次情報の場所 | 最終の確認。数字と名前 |
一人で回す時の自動化の失敗の型は一人社長がAIで自動化して回す現実に書いた。
私が事務を減らした順番
私はフリーランス4年目で、事務は消して型にしてから道具を入れた。最初に道具を増やした時期は、道具の確認が事務になった。消して、まとめて、型にしたら、残った事務は少なかった。残った事務だけを自動化している。AIには下書きと整理を任せて、判断は自分でしている。判断が自分の単価だ。
よくある質問
Q. どう減らすか
消す、まとめる、型にする、自動化の順。
Q. 自動化に向くものは
同じ形で繰り返すもの。判断が要るものは向かない。
Q. 道具はいくつ要るか
4つ。会計ソフト、請求書、予約投稿、ひな形の置き場。
一人で働く人の単価・収入源・法人化・AIでの自動化は、私が運営しているメンバーシップTHINK LESS CLUBで続きを出している。何が読めるかは募集ページに書いてある。中身と向かない人はTHINK LESS CLUBとはに書いた。
