仕事の抜け漏れが出る。客への返事を忘れた。請求を出し忘れた。タスク管理の道具を3つ試したが、どれも続かない。タスク管理の道具を探し続けるフリーランスは、道具を管理しているんよ。
先に言う。タスク管理の道具を探し続けるフリーランスは、道具を管理している。道具は何でもいい。要るのは、今日やる3つと、待っている物と、いつかやる物を分けることだけだ。分けていれば、紙でも回る。失敗する形、分ける3つ、1日の型、週の型、案件ごとの管理、道具の選び方、抜け漏れが出る所、私の型を書く。私はフリーランス4年目で、今日の3つと待っている物だけを毎日見ている。
先に一文で。フリーランスのタスク管理は、今日やる3つと待っている物といつかやる物の3つに分け、朝に今日の3つを決めて夕方に翌日の1つを書き、週の最初に案件ごとの次の一歩を1つずつ書き、道具は1つに決めてカレンダーと分けすぎず、客の確認待ちと請求と返事の3か所の抜け漏れを待っている物のリストと月末の型で防ぐのが正解だ。
この記事の要点
- 道具は何でもいい
- 今日の3つ、待っている物、いつか
- 朝に3つ、夕方に翌日の1つ
- 待っている物を毎日1回見る
タスク管理で失敗する形
| 形 | 起きること |
|---|---|
| 道具を探し続ける | 道具の管理が仕事になる |
| 全部を1つのリストに | 今日やる物が埋もれる |
| 今日やる物が多すぎる | 終わらず、翌日に積み上がる |
| 客の確認待ちが見えない | 待っている間に忘れる |
分ける3つ
| リスト | 中身 |
|---|---|
| 今日やる3つ | 今日終わらせる物だけ |
| 待っている物 | 客の確認待ち、返事待ち、入金待ち |
| いつかやる物 | 期限のない物 |
1日の型
- 朝、今日の3つを決める
- 3つを終わらせる。4つ目は、3つが終わってから
- 夕方、翌日の最初の1つを書いて終わる
1日の時間の組み方はフリーランスの時間管理に書いた。
週の型
- 週の最初に、案件ごとの次の一歩を1つずつ書く
- 待っている物のリストを見直す。1週間返事がない物は確認の1通
返事が遅い客への対応は客から返事が来ない・遅い時の対応に書いた。
案件ごとの管理
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 納期 | いつまでに |
| 次の一歩 | 次にやる1つ |
| 待っている相手 | 誰の何を待っているか |
道具の選び方
- 1つに決める。何でもいい
- 予定はカレンダー、やることは1つの道具
- 紙のノートでもいい。3つに分けていれば回る
- 道具を変えるのは、年に1回まで
事務を減らす順番はフリーランスの事務作業を減らす順番に書いた。道具を増やす前に、消して型にする。
抜け漏れが出る所
| 所 | 防ぎ方 |
|---|---|
| 客の確認待ち | 待っている物のリストに。毎日1回見る |
| 請求 | 月末の型に入れる |
| 返事 | 読んだらその場で返すか、今日の3つに |
月末の型はフリーランスの月末にやることに書いた。
私が1人で回している型
私はフリーランス4年目で、今日の3つと待っている物だけを毎日見ている。いつかやる物は週に1回見る。道具は1つに決めて、変えていない。道具より先に、分け方を決める。それで抜け漏れは減る。
よくある質問
Q. どう管理するか
今日の3つ、待っている物、いつか、に分ける。
Q. 道具は
1つに決める。何でもいい。紙でも回る。
Q. 抜け漏れは
確認待ち、請求、返事。待っている物のリストと月末の型。
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