打ち合わせの後、議事録を書くべきか。書かないと、後で言った言わないになる。書くと時間がかかる。会社の時は誰かが書いていた。議事録を書かないフリーランスは、後で言った言わないに負けるんよ。
先に言う。議事録を書かないフリーランスは、後で言った言わないに負ける。長い議事録を書くフリーランスは、書く時間で負ける。書くのは3行だ。決まったこと、決まっていないこと、次に誰が何をいつまでに。その日のうちに送る。書かないと起きること、長く書くと起きること、3行の型、タイミング、送り方、契約の代わりになる線、録音、客が出す場合、私の3行を書く。私はディレクターの時に議事録で案件を守ってきた側で、今も客との打ち合わせの後に3行を送っている。
先に一文で。フリーランスの打ち合わせの議事録は、決まったことと決まっていないことと次に誰が何をいつまでにの3行をその日のうちにメールかチャットの本文で送り、相手の返事は求めず違いがあればご指摘くださいで終え、見積もりと範囲と追加の依頼の記録として契約書を補い、録音と文字起こしは最初に許可を取って3行に要約し、客が議事録を出す場合は自分の3行を返事に添えるのが正解だ。
この記事の要点
- 書かないと負け、長く書いても負ける
- 3行。決まった、決まっていない、次に誰が何をいつまで
- その日のうちに本文で
- 返事は求めない
書かないと起きること
| 起きること | 中身 |
|---|---|
| 言った言わないになる | 相手の記憶が正になる |
| 範囲が膨らむ | ここまでやると言った、になる |
| 納期の認識がずれる | 言ったつもりの日付が違う |
| 修正の回数が増える | 決めたことが残っていない |
修正の回数の決め方はフリーランスの修正は何回までに書いた。議事録に修正の回数を残すと、その場で止まる。
長く書くと起きること
- 書く時間で赤字になる。1時間の打ち合わせに1時間の議事録
- 読まれない。長い議事録は開かれない
- 書くのが嫌になって、書かなくなる
3行の型
- 決まったこと。〇〇を〇日までに〇〇の形で
- 決まっていないこと。〇〇は〇日までに〇〇さんが決める
- 次に誰が何をいつまでに。私は〇〇を〇日、〇〇さんは〇〇を〇日
3行で足りる。足すなら、決まった額と範囲の1行。
送るタイミング
- その日のうち。打ち合わせの直後の15分で
- 遅くとも翌朝
- 時間がたつと、相手の記憶とずれる
返事が遅い客との付き合い方は客から返事が来ない・遅い時の対応に書いた。議事録は、その返事の遅れを先に潰す。
送り方
- メールかチャットの本文に。ファイルにしない。開かれない
- 相手の返事は求めない。違いがあればご指摘ください、で終える
- 返事がなければ、書いた内容で進めていいと伝わる
- 件名は、〇月〇日の打ち合わせの3行
議事録が契約の代わりになる線
| 記録 | 何を守るか |
|---|---|
| 見積もりと範囲の確認 | 額と範囲のずれ |
| 追加の依頼の記録 | 追加の見積もりの根拠 |
| 納期の合意 | 遅れの責任の所在 |
契約書の細かい所を補う。見積書の書き方は見積書と請求書の書き方に書いた。初回に決めることはフリーランスの初回打ち合わせで聞くことに書いた。初回の10項目が、最初の議事録になる。
録音と自動の文字起こしの使い方と許可
- 打ち合わせの最初に、記録のために録音していいかを聞く
- 断られたら録音しない
- 文字起こしをそのまま議事録にしない。3行に要約して送る
- 文字起こしは自分の手元に。相手には3行
客が議事録を出す場合の対処
- 客の議事録に、自分の3行を返事に添える
- 客の議事録と自分の認識がずれていたら、その日のうちに指摘する
- 客の議事録を正にしない。自分の3行も残す
私が打ち合わせの後に送っている3行
私はディレクターの時、議事録で案件を守ってきた。今は客との打ち合わせの後に、3行を送っている。決まったこと、決まっていないこと、次に誰が何をいつまでに。15分で書いて、その日のうちに送る。返事は求めない。3行があるだけで、言った言わないは起きなくなった。
よくある質問
Q. 書くべきか
書く。3行でいい。
Q. いつ送るか
その日のうち。遅くとも翌朝。返事は求めない。
Q. 録音していいか
許可を取る。文字起こしはそのまま送らず3行に。
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