事務職に応募する。銀行の事務と、建設会社の事務と、商社の事務。志望動機は同じでいいのか。｢正確な作業が得意｣と書いたが、どの業界にも同じ文になる。業界で、何を変えればいいのか。
先に言う。事務の志望動機は、｢事務が好き｣では書けない。その業界の事務が何を扱うかを1つ言え。銀行事務は正確さと規則、建設事務は現場との調整、商社事務は貿易書類。業界で変わる所を1文に。業界で中身が変わる理由、業界別の例文8つ、異業種から、同じ事務から別業界へ、業界を選んだ理由の見つけ方、NG、履歴書の欄を書く。
先に一文で。事務職の志望動機は業界で扱う書類と相手と正確さの種類が変わるので、その業界の事務が何を扱うか（銀行は規則と現金・保険は契約書類・建設は現場との調整・商社は貿易書類・メーカーは受発注と納期）を1文で言い、自分の経験と重なる点を1文添え、異業種からは前職の経験のうち事務で使える物を1つ選んで結び、楽そう・定時で帰れそう・人と関わらなくていいは書かず、履歴書の欄には4文に削るのが正解だ。
この記事の要点
- 事務の中身は業界で変わる
- その業界の事務が扱う物を1文で
- 異業種からは前職の経験を1つ結ぶ
- 楽そう・定時・人と関わらないは書かない
事務の仕事は業界で中身が変わる
| 業界 | 事務が扱う物 | 相手 | 正確さの種類 |
|---|---|---|---|
| 銀行・信用金庫 | 預金・振込・融資の書類、現金 | 窓口の客、本部 | 規則通りの処理、1円のずれも許さない |
| 保険 | 契約書類、保全（住所変更・名義変更）、給付の申請 | 契約者、代理店、営業 | 書類の不備を見つける正確さ |
| 建設会社 | 現場の経費、安全書類、下請けとの契約、工事の日程 | 現場の監督、下請け、役所 | 期限と段取り |
| 商社・貿易 | 輸出入の書類（インボイス・船積書類）、納期の管理 | 海外の取引先、通関業者 | 書類の形式と期限。英語 |
| メーカーの営業事務 | 受発注、納期の調整、請求 | 営業、顧客、工場 | 数量と納期の正確さ |
| 医療事務 | 受付、会計、レセプト（診療報酬の請求） | 患者、医師、保険者 | 点数の計算と期限 |
| 不動産 | 契約書類、重要事項の資料、物件の登録 | 客、営業、管理会社 | 契約の期限と書類の形式 |
| 自動車ディーラー | 車両の登録、保険、ローンの書類 | 客、営業、陸運局 | 登録の書類と期限 |
｢正確な作業が得意｣は、どの業界にも同じ文になる。その業界の事務が何を扱うかを1つ言うと、その業界に向けた志望動機になる。
業界別の例文
銀行事務
前職の営業事務で5年、入金の照合と請求の処理をミスなく続けてきました。数字を規則通りに正確に処理することに向いていると感じ、預金と振込の書類を1円のずれなく扱う銀行の事務を志望しました。貴行の◯◯支店が地域の個人と中小企業を長く支えている点に、自分の正確さを使いたいと考えています。
保険事務
前職のコールセンターで3年、契約内容の確認と変更の手続きを担当しました。書類の不備を見つけて、契約者に分かりやすく説明することを続けてきました。保険の事務は、契約書類の正確さと、契約者への説明の両方が要ると伺い、自分の経験が重なると考えて志望しました。
建設会社の事務
前職の製造業の事務で、現場と本社の間で日程と経費の調整を担当しました。現場の人が動きやすいように書類と期限を整える仕事に向いていると感じ、現場の監督と下請けと役所の間で書類と日程を回す建設会社の事務を志望しました。貴社の◯◯の工事の規模なら、現場の数が多く、調整の経験が活かせると考えています。
商社の貿易事務
前職の営業事務で、海外の取引先との納期の調整を英語のメールで担当しました。輸出入の書類は未経験ですが、書類の形式と期限を守ることと、海外とのやりとりの経験があります。貿易実務検定を◯月に受験予定です。貴社の◯◯の分野の輸入業務で、書類と納期を正確に回す役割を担いたいと考えています。
メーカーの営業事務
前職の販売で6年、売上の集計と在庫の管理を担当しました。数量と納期を正確に扱うことに向いていると感じ、受発注と納期の調整を担うメーカーの営業事務を志望しました。貴社の◯◯の製品は取引先が多く、受注の処理量が多いと伺い、販売で培った数量の管理を活かせると考えています。
医療事務
前職の受付事務で、来客の対応と会計を担当しました。患者さんと直接接しながら、点数の計算と期限を正確に守る医療事務に向いていると考え、志望しました。医療事務の資格は◯月に取得予定です。貴院が地域の高齢の患者さんを多く受け入れている点に、受付で培った丁寧な対応を使いたいと考えています。
不動産事務
前職の一般事務で、契約書類の作成と期限の管理を担当しました。契約の書類と期限を正確に扱うことに向いていると感じ、契約書類と重要事項の資料を扱う不動産の事務を志望しました。宅建は◯月に受験予定です。
自動車ディーラーの事務
前職の事務で、車両の登録に関わる書類を扱った経験があります。登録と保険とローンの書類を期限内に揃える自動車ディーラーの事務は、この経験が直接使えると考え、志望しました。貴社の◯◯店の販売台数なら、登録の件数が多く、正確さと速さの両方が要ると伺っています。
事務職の志望動機の基本の型は事務職の志望動機の例文に書いた。上の例文は、その型に業界の1文を足した物だ。
異業種から事務に移る時
| 前職 | 事務で使える物 |
|---|---|
| 販売・接客 | 売上の集計、在庫の管理、客への説明 |
| 営業 | 見積と請求の処理、顧客との連絡 |
| 介護・看護 | 記録の正確さ、多職種との連絡、期限の管理 |
| 製造 | 手順を守る正確さ、数量の管理 |
| 飲食 | 発注と在庫、売上の締め、シフトの管理 |
| コールセンター | 書類の確認、電話とメールの対応、説明 |
前職の経験を1つ選んで、なぜ事務か（自分の手で数字や書類を整える仕事に向いていると分かった）と結び、業界を選んだ理由を1文添える。PCスキル（Excel・Word）の程度と、学んでいる物を事実で書く。スキルなしから事務に入る道は30代女性でスキルなしから事務職へに書いた。
同じ事務から別業界の事務へ
事務の経験があって業界を変える時は、｢事務の経験｣と｢新しい業界を選んだ理由｣の2つを書く。
営業事務を5年、受発注と請求を担当しました。事務の経験を、より専門性の高い書類を扱う分野で深めたいと考え、保険の事務を志望しました。保険の契約書類は未経験ですが、書類の不備を見つける確認の手順は営業事務で作ってきました。
前の業界の否定はしない。次の業界の事務の中身を1つ言う。
業界を選んだ理由の見つけ方
| 見る所 | 理由の作り方 |
|---|---|
| 扱う物 | 数字が好きなら銀行・経理系、書類の形式が得意なら貿易・不動産、人と接するなら医療・保険 |
| 相手 | 社内中心（メーカー・建設）か、客と接する（銀行・医療・不動産）か |
| 働き方 | 期限の波（建設・貿易は繁忙期あり、メーカーは月末月初）、残業の実態 |
| 前職との接点 | 前職で扱った物と重なる業界 |
3つのうち1つを、志望動機の｢なぜこの業界か｣に使う。
書いてはいけない事務の志望動機
| NG | 読まれ方 |
|---|---|
| 楽そう、体力を使わない | 事務を軽く見ている |
| 定時で帰れそう | 消極的。繁忙期に耐えられない |
| 人と関わらなくていい | 事務は連絡の仕事。実態を知らない |
| 営業のノルマが嫌で | 前職の不満。逃げに見える |
| 事務が好き（だけ） | 何が好きか分からない |
| 御社の理念に共感 | 業界の事務の中身に触れていない |
働き方を理由にするなら、｢長く続けられる働き方で、正確さを積み上げたい｣と、続ける側の言葉にする。
履歴書の欄の長さに合わせる
上の例文は職務経歴書用の長さ（150〜200字）だ。履歴書の欄には4文に削る。1文目に前職の経験、2文目にその業界の事務が扱う物と重なる点、3文目に資格や学んでいる物、4文目に入社後。欄の書き方は転職の履歴書の志望動機欄の書き方に、事務の自己PRは職務経歴書の自己PR例文・事務職版に書いた。
よくある質問
業界を絞らずに、複数の業界の事務に応募している
応募先ごとに、業界の1文だけを変える。前職の経験と、事務に向いている理由は同じでいい。
業界の事務の中身が分からない
求人票の業務内容を読む。｢受発注｣｢契約書類｣｢レセプト｣｢船積書類｣など、業界の言葉が書いてある。その言葉を志望動機に1つ使う。
資格がないと不利な業界はあるか
医療事務（医療事務の資格）、貿易事務（貿易実務検定・英語）、不動産（宅建）、銀行（簿記・FP）は、資格があると通りやすい。取得予定を書けば応募できる会社は多い。
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事務職の志望動機を業界別に書き分ける表（8業界の扱う物・相手・正確さの種類・触れる1文）と、異業種から事務に移る時の経験の変換表を公式LINEで無料配布している。事務が好き、の先を業界で書く。
