仕事のマニュアルの作り方｜誰でも使える手順書の型

同じ説明を何度もしている。自分が休むと誰も分からない。仕事のマニュアルを作りたいが、どう書けばいいのか。

マニュアルは、全部を書こうとすると誰も読まない。目的、手順、よくある間違い、困った時の連絡先。この4つだけ書けば使われる。

この記事の要点

• マニュアルは4つだけ書く
• 1行に1つの動作
• 写真と例を入れる
• 初めての人に使ってもらって直す

使われないマニュアルの特徴

手順書の型

書き方のコツ

• 1行に1つの動作だけ書く
• 画面の写真や例を入れる
• 専門の言葉は言い換える
• 初めての人に使ってもらい、止まった所を直す

引き継ぎの資料の作り方は引き継ぎ資料の作り方に、教え方は後輩の指導がしんどい時に書いた。

更新の仕方

• 手順が変わったら、その日に直す
• 最後に直した日を書いておく
• 年に1回、全体を見直す

マニュアルを作ると評価される理由

同じ説明を何度もしなくて済み、誰がやっても同じ品質になる。手順を作ったことを上司に伝えると、雑用ではなく仕事として見てもらえる。雑用ばかりの時は雑用ばかりの仕事に、覚え方は仕事の覚え方に書いた。

私は大手系企業のUIデザイナーから、2年後にディレクターへ昇格した。

マニュアルは、自分がいなくても仕事が回る形を作る道具だ。作った人ほど、休みやすくなる。

職場の悩みを種類ごとに並べた一覧は職場の悩み別・処方箋まとめにある。

会社に向いていない内向型が自由に暮らす記録は、私が運営しているメンバーシップ孔明の自由帳で週2本出している。何が読めるかは募集ページに書いてある。中身と向かない人は孔明の自由帳とはに書いた。

よくある質問

マニュアルはエクセルとワードどちらで作るか

使う人が開きやすい物でいい。社内で共有しやすい形にする。

マニュアル作りに時間がかかる時は

よく聞かれる作業から1つずつ作る。全部を一度に作らない。

マニュアルがあるのに読まれない時は

長すぎないか見直す。4つの項目に絞る。