断りの連絡を1通送るのに、下書きを3回書き直して、結局送れずに翌日になる。その時間が一番もったいない。
この記事は読む記事ではなく、使う記事だ。場面から探して、コピペして、名前を変えて送れ。全35文面、敬語の調整済みだ。ブックマークして、断りが必要になるたびに開けばいい。
基本原則は3つだけ先に書く。①結論を最初に書く ②理由は1行で十分 ③謝りすぎない。断りは謝罪ではなく連絡だ。それでは辞書に入る。
この記事の要点
- 断りは謝罪ではなく連絡だ。結論を先に、理由は1行、謝りすぎない
- メールで足りる。電話が要るのは前日以降の急な辞退だけだ
- 内定辞退は24時間以内。早さが一番の誠実だ
- テンプレスカウトは放置でいい。読んでいない相手に返信の義務はない
A. 紹介された求人を断る（5文面）
A-1. 基本形
｢ご紹介ありがとうございます。検討しましたが、今回は見送らせてください。引き続きよろしくお願いいたします。｣
A-2. 理由を添える形
｢ご紹介ありがとうございます。◯◯の点が希望と合わないため、今回は見送らせてください。｣
A-3. 条件を再指定する形
｢ありがとうございます。今回は見送りますが、年収◯◯以上・◯◯職種の求人があれば、ぜひご紹介ください。｣
A-4. 大量紹介にまとめて返す形
｢ご紹介いただいた◯件、確認しました。いずれも今回は見送らせてください。希望条件に近いものが出た際に、改めてご連絡いただけると助かります。｣
A-5. 応募済み求人だった場合
｢その求人は他社経由で応募済みのため、対象から外してください。重複を避けたいので、応募前には都度確認させてください。｣
B. 面接・選考を辞退する（4文面）
B-1. 書類通過後の辞退
｢◯◯社の件、選考に進めていただきありがとうございます。検討の結果、今回は辞退させてください。企業様にもお詫びをお伝えいただけると幸いです。｣
B-2. 一次面接後の辞退
｢◯◯社の面接の機会をありがとうございました。実際にお話を伺い、方向性が合わないと感じたため、辞退させてください。｣
B-3. 面接日程確定後の辞退（急ぎ・電話推奨）
｢確定していた◯日の◯◯社の面接ですが、辞退させてください。直前のご連絡となり申し訳ありません。調整をお願いできますか。｣
B-4. 選考途中で他社に決めた場合
｢選考中の◯◯社ですが、他社から内定をいただき、そちらに決めました。途中での辞退となり恐縮ですが、手続きをお願いします。｣
C. 内定を辞退する（4文面）
C-1. 基本形
｢◯◯社の内定の件、検討を重ねましたが、辞退させてください。ご尽力いただいたのに申し訳ありません。企業様への連絡をお願いできますか。｣
C-2. 他社に決めた場合
｢◯◯社の内定、ありがとうございました。他社とも比較した結果、別の会社への入社を決めました。辞退の手続きをお願いします。｣
C-3. 現職残留を決めた場合
｢検討の結果、現職に残る決断をしました。◯◯社の内定は辞退させてください。状況が変わった際は、また相談させてください。｣
C-4. 承諾を迫られている場合
｢期限までに確信を持てなかったため、辞退させてください。曖昧なまま承諾する方が、企業様に失礼だと判断しました。｣
D. 担当変更を頼む（3文面）
D-1. 婉曲形（窓口へ）
｢いつもお世話になっています。別のアドバイザーの方の視点も伺いたく、担当の変更をお願いできますか。｣
D-2. 明確形（窓口へ）
｢担当の◯◯様と進め方の相性が合わないため、変更をお願いします。希望条件は改めて新しいご担当にお伝えします。｣
D-3. 専門性のミスマッチを理由にする形
｢◯◯業界を志望しているため、その領域に詳しい方に担当いただくことは可能でしょうか。｣
言いにくければD-1でいい。エージェント側は慣れている。我慢して外れ担当と進める方が、ひどい対応を我慢して時間を失う分だけ損だ。
E. 連絡の頻度・手段を変えさせる（4文面）
E-1. 電話を止める
｢日中は電話に出られないため、今後のご連絡はメールでお願いします。急ぎの場合のみSMSでお知らせください。｣
E-2. 頻度を下げる
｢ご連絡ありがとうございます。転職は急いでいないため、条件に合う求人が出たときだけご連絡いただく形にしてください。｣
E-3. 一時停止
｢事情により転職活動を◯ヶ月ほど止めます。再開時にこちらから連絡しますので、それまでご連絡は不要です。｣
E-4. 営業時間内の着信が続く場合
｢先日もお願いしましたが、電話でのご連絡は難しい状況です。メール以外のご連絡は控えていただけますか。｣
しつこさが仕様の域を超えたときの対処は連絡がしつこいときの止め方に詳しく書いた。
F. スカウト・ヘッドハンターを断る（4文面）
F-1. 興味がない場合（返信は任意）
｢ご連絡ありがとうございます。今回の内容は希望と異なるため、見送らせてください。｣
F-2. テンプレ一斉送信への返信
返信不要。放置でいい。あなたのレジュメを読んでいないスカウトに、読む時間を返す義務はない。
F-3. 面談後に合わなかった場合
｢先日はありがとうございました。ご提案の方向が希望と異なるため、今回のご縁は見送らせてください。｣
F-4. 現時点で動く気がない場合
｢魅力的なお話をありがとうございます。現職で取り組みたいことがあり、今は動く予定がありません。◯ヶ月後に状況が変わる可能性はあります。｣
G. エージェントの利用自体をやめる（4文面）
G-1. 転職活動を終了した場合
｢このたび転職先が決まり、活動を終了します。これまでのサポートに感謝します。サービスの利用停止をお願いします。｣
G-2. 他社で進めることにした場合
｢検討の結果、転職活動は他社のサービスで進めることにしました。求人のご紹介やご連絡は停止をお願いします。｣
G-3. 活動自体を中止した場合
｢事情により転職活動自体を中止しました。登録情報の削除と連絡の停止をお願いします。｣
G-4. 無言で止めたい場合
文面不要。マイページから退会し、必要なら配信停止をすれば済む。義理を感じる相手がいないなら、手続きだけで終えていい。
H. 現職・企業への断り（4文面）
H-1. 引き止め面談での返答（口頭）
｢お気持ちはありがたいのですが、決めたことです。退職日の調整をお願いします。｣——この一文を、条件を変えずに繰り返す。引き止めの捌き方にある通り、反論せず同じ返事を返すのが最短だ。
H-2. カウンターオファー（昇給提示）への返答
｢評価いただけたことは嬉しく思います。ただ、金額が理由ではないため、結論は変わりません。｣
H-3. 直接応募した企業への辞退
｢選考のお時間をいただきありがとうございました。検討の結果、今回は辞退させていただきます。貴社の益々の発展をお祈りしています。｣
H-4. リファラル（知人紹介）経由の辞退
｢◯◯さんにご紹介いただいた件、検討しましたが今回は見送らせてください。◯◯さんには自分からも伝えておきます。｣——紹介者への連絡を自分で持つのが、関係を壊さない一点だ。
I. 言いにくい場面の応用（3文面）
I-1. 一度OKした後に翻す
｢先日は前向きにお伝えしましたが、改めて検討し、結論を変えることにしました。一貫せず申し訳ありませんが、辞退させてください。｣
I-2. 理由を執拗に聞かれた場合
｢総合的な判断で、詳細は控えさせてください。結論は変わりません。｣
I-3. ｢もったいない｣と食い下がられた場合
｢ご意見はありがたいですが、自分の基準で決めたことです。手続きを進めてください。｣
断った後の話。空いた席に何を置くか
35文面で身辺が静かになったら、1つだけ提案がある。断る判断の精度は、自分の現在地を数字で知っているほど上がる。紹介された求人が高いのか安いのか、その物差しがあれば、断りの迷いは半分になる。
診断は無料で数分。エージェントとのやり取りを整理した後の、静かな数分に向いている。
メール文例の考え方をもっと深く知りたい人は、元記事の転職エージェントの断り方も読んでほしい。この記事はあちらの辞書版だ。複数エージェントを整理する時の順番は掛け持ちはバレるのかに書いてある。
まとめ
- 断りは謝罪ではなく連絡だ。結論を先に、理由は1行、謝りすぎない
- メールで足りる。電話が要るのは前日以降の急な辞退だけだ
- 内定辞退は24時間以内。早さが一番の誠実だ
- テンプレスカウトは放置でいい。読んでいない相手に返信の義務はない
- ブックマークして、下書きに悩む時間をゼロにしろ
断れない人は、優しいのではなく、道具を持っていないだけだ。今日から道具はある。使えばいいんよ。
よくある質問
エージェントへの断りはメールと電話のどちらがいいですか？
原則メールかチャットでいい。記録が残り、感情のやり取りにならず、相手も処理しやすい。電話が必要なのは、面接前日以降の急な辞退のような、時間との勝負になる場面だけだ。折り返しの電話に出る義務もない。
断る理由は正直に書くべきですか？
嘘は不要だが、詳細も不要だ。｢方向性と合わない｣｢他社で進める｣程度の抽象度で十分に成立する。詳細に書くほど、反論と説得の材料を渡すことになる。理由は短く、結論は明確に。これが消耗しない断り方の原則だ。
内定辞退の連絡をエージェントにするのが気まずいです。
気まずさは正常だが、辞退は正当な権利で、エージェントにとっても日常業務だ。連絡しない・遅らせることだけが実害を生む。決めたら24時間以内に、感謝と結論だけ伝えろ。長い言い訳より、早い連絡の方が誠実だ。
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